Для работы с электронной транспортной накладной участники перевозки должны быть подключены к оператору ИС ЭПД и иметь электронные подписи.
Условия предстоящей перевозки обычно предварительно оформляются электронным заказом или электронной заявкой. Заказ используется, если договор об организации перевозок не заключён, а заявка — если такой договор есть. После согласования часть сведений можно перенести в ЭТрН.
Для оформления ЭТрН потребуются:
1. Номер и дата заказа или заявки, а также реквизиты договора — при наличии.
2. Полные сведения о грузоотправителе, перевозчике и грузополучателе:
— наименование или ФИО,
-ИНН либо другие идентификационные данные, адреса.
3. Сведения о заказчике транспортных или экспедиционных услуг, если он не является грузоотправителем.
4. Адреса подачи автомобиля, погрузки и доставки груза.
5. Плановые дата и время подачи автомобиля и погрузки.
6. Наименование и состояние груза.
7. Количество грузовых мест, вид тары, способ упаковки, маркировка и габариты.
8. Плановая масса груза, а также объём — когда применимо.
9. Сведения об опасных грузах, ограничениях и специальных условиях перевозки.
10. Требования к температуре, влажности и другим условиям перевозки.
11. Перечень сопроводительных документов на груз.
12. Требования к транспортному средству.
13. Сведения о водителе, автомобиле, прицепе или полуприцепе.
14. Контактные данные ответственных лиц.
Первую часть ЭТрН формирует грузоотправитель или его уполномоченный представитель. Фактические сведения о водителе и транспортном средстве могут быть внесены перевозчиком. После передачи груза перевозчик подтверждает его приём и оформляет свою часть документа.