Когда применять онлайн кассу (ККТ)? Как налоговая узнает, что ее нет? Какие штрафы?

Когда применять
Организации и ИП должны применять ККТ при любых расчетах с физлицами за товары, работы или услуги. А при расчетах с организациями и ИП – при оплате наличными, картой или через POS-терминал.
Если физлицо платит за компанию, пробивайте чеки, независимо от способа оплаты.
Упрощенка от использования ККТ не освобождает.

Когда можно не применять
Организации и ИП не применяют ККТ в случаях из ст. 2 Закона № 54-ФЗ. Например, при торговле мороженым через киоски.
При ПСН можно не пробивать чеки по некоторым видам деятельности. Но в рознице, общепите, перевозках касса обязательна.
Без ККТ могут работать самозанятые ИП, они оформляют чеки в приложении "Мой налог".

О безнале
При безналичных расчетах с физлицами ККТ надо применять всегда. Чек нужен, даже если человек оплатил квитанцию или счет через операциониста в банке.
При расчетах платежными поручениями с организациями и ИП онлайн-касса не нужна. Пробивайте чеки, только если представитель компании или ИП оплачивает товар картой либо смартфоном через POS-терминал.

Об авансах
При продаже физлицам пробивайте чек и при получении предоплаты, и при передаче товара. Исключение – продавец на УСН или патенте получает 100% предоплату. В этом случае, с согласия покупателя, можно выбить один чек на полную оплату, как при очном расчёте.
Если покупатель – компания или ИП, выбивайте чек только на аванс, уплаченный наличными, картой либо смартфоном через POS-терминал. Чек на зачёт аванса от фирмы или ИП не пробивайте в любом случае.

О реквизитах чека
В законе указано больше 20 реквизитов кассового чека. Какие из них необязательно включать в бумажный чек, определяет ФНС. Так, можно не печатать номер смены, номер чека за смену, название сайта налоговой службы.
Наименование товара или услуги в чеке должно быть конкретным и позволяющим их идентифицировать. Можно добавлять артикул, использовать наименование из бухгалтерской программы.

О чеках коррекции
Чеки коррекции пробивают для регистрации расчетов, проведенных без ККТ – это освобождает от штрафа за неприменение кассы.
Исправить ошибку в чеке, пробив чек коррекции, можно, если у вас ФФД не ниже версии 1.1. Для исправления ошибки на ККТ с ФФД 1.05 пробейте чек с признаком "возврат прихода" с теми же данными, что и ошибочный чек, затем – новый чек с признаком "приход", а также сообщите о случившемся в налоговую через личный кабинет пользователя ККТ или оператора ЭДО.

О проверках
С марта 2022 г. плановые проверки ККТ запрещены, а внеплановые до конца года нужно согласовывать с ФНС. Однако налоговикам разрешили проводить выездные обследования – это когда инспекторы приезжают на точку и скрытно наблюдают, применяет ли продавец ККТ. Если нет, налоговики могут сделать контрольную закупку и оштрафовать.

О штрафах
Штраф за неприменение ККТ для малых и микропредприятий – от 37,5% до 50% суммы расчета без ККТ, но не менее 15 000 руб., для других организаций – от 75% до 100% суммы расчета, но не менее 30 000 руб. Для должностного лица и ИП – от 25% до 50% суммы расчета без ККТ, но не менее 10 000 руб.
Срок давности привлечения к ответственности – один год со дня расчетов без онлайн-кассы.