В процессе развития бизнеса предприниматель рано или поздно сталкивается с необходимостью привлекать трудовые ресурсы: сотрудников, подрядчиков, исполнителей. Независимо от организационно-правовой формы (ИП или ООО), возникает вопрос: как грамотно и законно оформить такие отношения?
В этой статье рассмотрим три основных варианта:
✓ оформление в штат по трудовому договору,
✓ сотрудничество по гражданско-правовому договору (ГПХ),
✓ взаимодействие с самозанятыми.
Каждая из форм имеет свои правовые и налоговые особенности, о которых важно знать заранее.
1. Трудовой договор: оформление в штат
Для индивидуального предпринимателя/ООО стать работодателем — значит не просто принять человека в штат, но и наладить систему кадрового учёта и выполнения всех обязательств перед сотрудниками и государством (подробно см. статью по увольнению КУБ2Б).
Постановка на учёт в СФР как работодателя: ИП и ООО
Когда организация или предприниматель планирует принять сотрудника по трудовому договору, они обязаны встать на учёт в Социальном фонде России (СФР) в качестве работодателя (страхователя по обязательным взносам).
ООО (общество с ограниченной ответственностью)
Для ООО постановка на учёт в СФР происходит автоматически при регистрации компании в налоговой.
Дополнительно подавать заявление не требуется — данные о создании организации передаются в СФР напрямую из ФНС.
Даже если сотрудников на момент регистрации нет, ООО всё равно автоматически становится страхователем.
ИП (индивидуальный предприниматель)
Для ИП ситуация иная. Постановка на учёт в СФР как работодателя не всегда происходит автоматически
Ситуации, требующие самостоятельной регистрации
В некоторых случаях ИП обязан самостоятельно подать заявление о регистрации в СФР:
◈Если заключен гражданско-правовой договор с физическим лицом, предусматривающий обязательную уплату страховых взносов на травматизм.
◈Если ИП желает добровольно застраховать себя на случай временной нетрудоспособности или материнства.
В этом случае нужно подать заявление в течение 30 дней с даты заключения такого договора — пп. 4 п. 1 ст. 6 125-ФЗ.
Иначе ИП оштрафуют за несвоевременную регистрацию в фонде — ст. 26.28 125-ФЗ. Размер штрафа зависит от количества пропущенных дней:
до 90 дней включительно — 5000 ₽,
более 90 дней — 10 000 ₽.
Далее необходимо подготовить внутренние кадровые документы:
После подготовки документов и постановки на учет вы переходите к оформлению конкретного сотрудника.
Когда нужен трудовой договор:
Если человек будет выполнять обязанности на постоянной основе, по установленному графику, под контролем руководства, с регулярной оплатой — это трудовые отношения, которые должны быть оформлены соответствующим образом.
Пример:
Вы нанимаете офис-менеджера, который будет работать по будням с 9:00 до 18:00, находиться в офисе, принимать звонки, встречать клиентов, заказывать канцтовары. Он подчиняется вашему распорядку, использует ваше оборудование и получает фиксированную зарплату. Это классическая позиция в организации, которая требует оформления по трудовому договору.
Когда использовать:
— Постоянная занятость.
— Подчинение внутреннему распорядку.
— Рабочее место и инструменты предоставляет работодатель.
Формы трудового договора:
- Срочный трудовой договор (при временных или проектных работах — важно, чтобы были основания, предусмотренные Трудовым кодексом);
- Бессрочный договор (основной формат занятости).
Вот краткий обзор оснований для заключения срочного трудового договора, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (статья 59 ТК РФ). Такие договоры заключаются, как правило, не более чем на 5 лет, и только при наличии уважительных причин. Вот ключевые случаи:
1. Временные или проектные работы
Пример: запуск нового филиала, внедрение новой IT-системы, организация разового мероприятия.
Важно: в договоре должен быть указан конкретный срок и основание, соответствующее статье 59 ТК РФ.
2. Заменить временно отсутствующего работника
Пример: сотрудник ушёл в декрет, отпуск или длительное лечение.
3. Сезонные работы
Пример: продажа ёлок в декабре, работы на летней веранде кафе, уборка снега зимой.
4. Работы за пределами постоянного места жительства
Пример: вахтовый метод, выезд на стройку в другой регион.
5. Работа у малого бизнеса (до 35 сотрудников)
Допускается заключение срочного договора до 5 лет без дополнительных обоснований.
Пример: ИП открывает небольшую точку продаж и нанимает продавца на год.
6. Работа по совместительству
Если человек работает по основному месту работы и ещё у вас — можно оформлять на срок, соответствующий проекту или объёму работ.
7. Сотрудник — пенсионер или студент очной формы
Закон допускает заключение срочного трудового договора по соглашению сторон.
Риски:
Срочный трудовой договор заключают только при наличии оснований, перечисленных в статье 59 ТК РФ. Если таких оснований нет, а работа по факту постоянная — договор могут признать бессрочным. В этом случае уволить сотрудника просто так не получится: понадобятся веские основания по ТК.
Обязательные действия работодателя при приёме сотрудника по трудовому договору (2025):
- Заключить письменный трудовой договор
— До начала работы. Обязательно в двух экземплярах. - Оформить приказ о приёме на работу
— По форме Т-1 или в свободной форме. Сотрудник должен быть ознакомлен под роспись. - Уведомить МВД России (если работник — иностранец)
— В течение 3 рабочих дней с даты начала работы.
Не требуется для граждан РФ. - Завести личную карточку работника (форма Т-2)
— Вести кадровый учёт, включая отпуска, повышения квалификации, изменения условий труда. - Вести табель учёта рабочего времени
— Форма Т-13 или в любом другом формате (включая электронный). - Передать сведения о трудовой деятельности
— Через систему СФР (Социальный фонд России) — в 2025 году используется форма ЕФС-1, подраздел 1.1 (взамен СЗВ-ТД).
— Сдаётся только при кадровых изменениях: приём, перевод, увольнение, выбор формата трудовой книжки.
— Срок сдачи:
◈ при приёме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня,
◈ при других изменениях — до 25-го числа следующего месяца.
— Обязательна электронная подача с ЭЦП, если в штате 11+ человек.
- Начислять и уплачивать страховые взносы, удерживать НДФЛ
— Ежемесячно, в составе единых налоговых платежей (ЕНП).
— Страховые взносы: на пенсионное, медицинское и социальное страхование.
— НДФЛ удерживается из зарплаты и перечисляется в ИФНС не позднее следующего рабочего дня после выплаты.
- Вести воинский учёт сотрудников
— При приёме на работу граждан, подлежащих воинскому учёту (призывники и запас), работодатель обязан запросить военный билет или удостоверение призывника (Федеральный закон № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).
— В течение 2 недель с момента приёма сотрудника необходимо направить соответствующее сообщение в территориальный военкомат (Постановление Правительства РФ № 719 от 27.11.2006).
— Требования и порядок учёта регулируются также Методическими рекомендациями Генерального штаба ВС РФ.
Для получения более подробной информации и актуальных форм документов рекомендуется обращаться к официальным ресурсам, таким как сайт Социального фонда России (https://sfr.gov.ru/) и сайт Федеральной налоговой службы (https://www.nalog.gov.ru/).
Частые ошибки:
◈ Забывают направить ЕФС-1 в СФР — даже если у сотрудника уже есть электронная трудовая книжка.
◈ Оформляют трудовой договор постфактум, после выхода сотрудника на работу — за это возможен штраф.
◈Не заводят личную карточку и не ведут табель — это нарушение требований по кадровому учёту.
2. Гражданско-правовой договор (ГПХ): разовые работы и услуги
ГПХ встречается всё реже — с развитием самозанятости бизнесу стало проще оформлять такие отношения. Тем не менее, договоры ГПХ всё ещё применяются, когда физлицо не зарегистрировано как самозанятый и нужно разово выполнить конкретную работу без трудовых отношений.
Когда используется:
◈ для выполнения конкретной работы или оказания услуги (например, разработка логотипа, ремонт офиса, консультации);
◈ когда отсутствует трудовой распорядок, подчинённость и регулярная занятость.
Преимущества:
◈ отсутствует обязанность предоставлять отпуск, оплачивать больничные, соблюдать Трудовой кодекс;
◈ возможна гибкая и краткосрочная работа без включения в штат.
Важные нюансы:
Несмотря на упрощённость, при фактическом наличии признаков трудовых отношений (регулярность, подчинение, участие во внутренней деятельности компании) существует риск переквалификации договора в трудовой. В этом случае работодателя могут обязать:
☑ уплатить все страховые взносы за период сотрудничества,
☑ уплатить штраф,
☑ восстановить сотрудника в правах (вплоть до перерасчёта отпускных и компенсаций).
Поэтому важно составлять договор ГПХ юридически корректно и применять его только тогда, когда форма сотрудничества действительно соответствует его сути.
Пример:
Вы запускаете сайт для своей онлайн-школы и привлекаете дизайнера (не самозанятый), который за фиксированную сумму разрабатывает логотип и упаковку курса. Он не обязан работать по часам, может сам выбирать время и средства работы. У вас заключён договор подряда на конкретный результат.
Когда использовать:
— Проектная работа с чётким результатом.
— Исполнитель сам определяет, как и когда выполнять задание.
— Не подчиняется трудовому распорядку.
— Нет постоянных выплат (только по факту оказания услуг).
3. Самозанятые: формат для проектной и удалённой работы
С 2019 года в России появилась возможность зарегистрироваться в качестве самозанятого (режим НПД — налог на профессиональный доход). Это упрощённый способ легализовать доходы физических лиц от самостоятельной деятельности без необходимости создавать ИП.
Преимущества для бизнеса:
◈ нет обязанности уплачивать страховые взносы за исполнителя;
◈ самозанятый сам платит налог (4% с доходов от физлиц, 6% — от юрлиц);
◈ не требуется вести кадровый учёт и отчётность.
Риски и ограничения:
◈ Нельзя переводить в самозанятые бывших сотрудников, работавших по трудовому договору, в течение 2 лет с момента увольнения. Такой переход будет признан незаконной оптимизацией налогов.
◈ Нельзя заключать договор с самозанятым, если он оказывает услуги только одной организации. Это также может быть признано скрытой формой трудовых отношений. Законом не запрещено работать самозанятому только с одним заказчиком, но если в таких отношениях есть признаки подчинения, регулярной занятости и постоянных выплат, то это может быть признано скрытыми трудовыми отношениями (ст. 19.1 ТК РФ, письмо Минфина от 09.04.2021 № 03-11-11/26627 не опубликовано в открытом доступе, но упоминается в правовых системах).
На практике, если в компании много самозанятых, а структура взаимодействия с ними формально и фактически напоминает трудовую деятельность, есть вероятность привлечения внимания налоговой инспекции.
Важно:
◈ За соблюдением законодательства при взаимодействии с самозанятыми следит ФНС (налоговая служба),
◈ За трудовыми договорами — ГИТ (Государственная инспекция труда).
Если возникают вопросы — лучше заранее получить консультацию в соответствующем ведомстве.
Также вы можете проверить статус самозанятого исполнителя на сайте ФНС: npd.nalog.ru/check-status — это поможет убедиться, что исполнитель действительно зарегистрирован в системе.
Пример:
Вы хотите делегировать ведение аккаунта в социальных сетях. Находите контент-менеджера, который зарегистрирован как самозанятый. Он ежемесячно получает оплату, присылая чеки через приложение «Мой налог». Вы не удерживаете НДФЛ и не платите страховые взносы — он сам отчитывается перед налоговой.
Когда использовать:
— Исполнитель зарегистрирован как самозанятый.
— Услуги носят периодический или проектный характер.
— Нет признаков трудовых отношений (например, работы только на вас).
Один и тот же бариста — три разных формата оформления
◈ Трудовой договор (бессрочный): Бариста работает у вас на постоянной основе, например по графику 2/2, соблюдает внутренние регламенты, пользуется вашей кассой, носит форму. Это классический трудовой договор со всеми отчислениями, отпуском и больничными.
◈ Срочный трудовой договор: Вы нанимаете бариста на 3 месяца на время высокого сезона или пока основной сотрудник в декрете. Всё остальное — как при обычном трудовом договоре, но есть чёткие сроки.
◈ ГПХ или самозанятый: Бариста не числится в штате, выходит на подмену по мере необходимости, работает в других местах, сам планирует занятость. В этом случае можно заключить договор подряда или оформить сотрудничество через самозанятость — если у него есть соответствующий статус.
Если вы сомневаетесь, какой формат оформления выбрать — трудовой договор, ГПХ или сотрудничество с самозанятым, — лучше проконсультироваться с юристом или квалифицированным бухгалтером, который имеет опыт работы с кадровым учетом. Кадровое делопроизводство — это отдельная зона ответственности, где пересекаются 2 отдела: HR и бухгалтерия. В крупных компаниях этим занимаются отдельные специалисты, так как учёт отпусков, декретов, командировок и других нюансов — объёмная и важная часть. На старте бизнеса полезно составить шаблоны для всех типов договоров с юристом.
Заключение
Оформление трудовых отношений — это правовая защита как для бизнеса, так и для исполнителя. Какой вы выберете вариант трудовых отношений, решайте сами.
Выбор формы взаимодействия должен определяться:
◈ характером задач,
◈ графиком и регулярностью работы,
◈наличием контроля и подчинения.
Важно помнить: если фактически отношения являются трудовыми, они должны быть оформлены соответствующим образом. Попытки использовать упрощённые схемы не по назначению могут повлечь налоговые доначисления, штрафы и трудовые споры, в которых суд, как правило, становится на сторону работника.
При любых сомнениях рекомендуется обратиться за консультацией к специалистам по трудовому праву или напрямую в контролирующие органы.
