Если вы задаётесь вопросом, как проверить бухгалтера, значит, вы уже понимаете, что бухгалтерия — важная часть бизнеса. Штрафы, блокировка расчётного счёта, недоверие со стороны налоговой — всё это реальные риски. Если вы ИП, владелец малого бизнеса или просто собственник, который задумывается о качестве бухгалтерии, мы подготовили для вас информацию, которая поможет начать анализ самостоятельно. Возможность провести внешний аудит есть не всегда, но это не повод оставаться в неведении.
В этой статье разберём: как руководителю проверить бухгалтера, какие признаки говорят о необходимости аудита.
Почему важно проверять бухгалтера
Раз вы нашли эту статью, значит, как минимум одна из описанных ниже ситуаций уже произошла с вами. А может быть, и несколько — просто вы об этом пока не знаете. Даже если бухгалтер — «свой человек», контроль остаётся необходимым.
Ведь именно руководитель или собственник бизнеса несёт ответственность перед налоговыми органами, фондами и банками. Ошибки или нарушения в бухгалтерии могут обернуться серьёзными последствиями — от штрафов до блокировки счетов и потери партнёрского доверия.
Возможные последствия ошибок в бухгалтерии:
✦ Штраф за несвоевременную сдачу декларации по УСН:
Согласно статье 119 Налогового кодекса РФ, за каждый полный или неполный месяц просрочки начисляется штраф в размере 5% от суммы налога, подлежащего уплате, но не менее 1 000 рублей и не более 30% от этой суммы. Даже при отсутствии налога к уплате минимальный штраф составляет 1 000 рублей.
✦ Штраф за неуплату налога:
В соответствии со статьёй 122 НК РФ, за неуплату или неполную уплату налога начисляется штраф в размере 20% от неуплаченной суммы. При выявлении умысла штраф может увеличиться до 40%.
✦ Пени за просрочку уплаты налога растут ежедневно. Формула расчёта: Пеня = Сумма долга × Кол-во дней просрочки × Ключевая ставка ЦБ / 300. При просрочке более 30 дней для организаций и ИП применяется двойная ставка. Например, при задолженности в 100 000 рублей и ставке 16%, через 40 дней пени составят более 2 600 рублей.
✦ Блокировка расчётного счёта:
Если налоговая отчётность не подана в течение 20 дней после установленного срока, налоговая инспекция вправе приостановить операции по расчётному счёту организации или ИП на основании статьи 76 НК РФ. Это может привести к невозможности проводить платежи, включая выплату зарплаты и оплату обязательств.
✦ Штраф за несвоевременную сдачу отчётности по сотрудникам:
За несвоевременную сдачу форм СЗВ-М и СЗВ-ТД предусмотрены штрафы. Например, за несдачу СЗВ-М в срок штраф составляет 500 рублей за каждого сотрудника.
✦ Отказ в возмещении НДС или других налоговых вычетов:
При наличии недостоверных или неполных данных в отчётности налоговая может отказать в вычете, что приведёт к дополнительным расходам для бизнеса.
✦ Попадание компании в список сомнительных налогоплательщиков:
Организации с массовыми адресами, номинальными директорами, отсутствием деятельности или другими признаками «технических» фирм попадают в «черные списки». Это ограничивает возможности получения кредитов, участия в тендерах и заключения контрактов с крупными заказчиками.
✦ Потеря деловой репутации:
Сведения о блокировках счетов, проверках и недостоверности данных могут попасть в открытые источники (СПАРК, Контур.Фокус и др.), что негативно влияет на отношения с банками, партнёрами и инвесторами.
✦ Вызов на комиссии и требования пояснений от ИФНС:
Налоговая может инициировать выездную или камеральную проверку, пригласить на комиссию, а также потребовать пояснения по операциям, вызывающим сомнение. Это влечёт временные и кадровые затраты.
Дополнительные риски:
✦ Проблемы с банками:
Частые блокировки счетов и несвоевременная отчётность могут привести к снижению доверия со стороны банков, отказу в предоставлении кредитов или переводе в категорию клиентов с повышенным риском.
✦ Ограничения в участии в тендерах и госзакупках:
Наличие задолженности или недостоверных данных в налоговой отчётности может стать препятствием для участия в государственных закупках и тендерах.
✦ Репутационные потери:
Выявленные нарушения в бухгалтерии могут негативно сказаться на репутации компании, что особенно критично для бизнеса, работающего с крупными клиентами или государственными структурами.
Красные флаги:
✦ В отчетные периоды бухгалтерия «горит»: Бухгалтеры не успевают закрывать отчетность, требуют старые документы, недостающие данные от сотрудников. Это значит, что учет не ведется своевременно, а данные собираются только в момент сдачи отчетов.
✦ Непрозрачность учетных процессов: Собственник или сотрудники компании не могут получить информацию о текущем состоянии расчетов, задолженностей, налоговых обязательств.
✦ Санкции со стороны контролирующих органов: Любые блокировки счетов, штрафы или доначисления налогов — это результат ошибок, которые могли быть устранены заранее.
Признаки правильной работы бухгалтерии:
1) Платежи готовятся и проводятся своевременно, в соответствии с внутренними регламентами и бизнес-процессами компании.
2) Актуальные акты сверки с контрагентами доступны в течение 1 часа.
3) Бухгалтерия работает стабильно и автономно даже в отчетные периоды: все данные уже собраны, документы подготовлены заранее.
4) Отсутствуют штрафы, доначисления и блокировки счетов.
Читать всю статью “Вопросы, которые собственник может и должен задавать бухгалтерии”: https://www.qb2b.ru/blog/voprosy-kotorye-sobstvennik-mozhet-i-dolzhen-zadavat-buhgalterii-3-chek-lista
Этап 1. Проверка при найме бухгалтера
Перед тем как заключать договор или нанимать бухгалтера в штат, важно убедиться, что специалист действительно подходит вашей компании. Вот на что стоит обратить внимание:
✦ Профильное образование и опыт — бухгалтер должен иметь профессиональные знания и разбираться в вашем налоговом режиме (УСН, ОСНО, ПСН, АУСН и т. д.).
✦ Опыт в вашей сфере — особенно важно, если у вас специфическая деятельность (например, строительство, оптовая торговля, IT). Уточните, работал ли бухгалтер с подобными задачами.
✦Рекомендации — запросите контакты предыдущих клиентов или работодателей. Лучше, если это будут компании из вашей отрасли.
✦ Прозрачность и ответственность — хороший специалист готов работать по договору с чётким распределением обязанностей и ответственности.
✦ Личное взаимодействие — важно, чтобы бухгалтер умел объяснять сложные вещи простым языком. Это упростит взаимодействие и снизит риски недопонимания.
Практический совет: если вы не уверены в компетентности кандидата, попросите независимую оценку. Например, обратитесь к знакомому бухгалтеру или к бухгалтеру вашего коллеги-предпринимателя — пусть он посмотрит на кандидата, задаст пару уточняющих вопросов или просто оценит резюме. Это особенно важно, если речь идёт о специфике ОСНО или отраслевых нюансах.
Также полезно:
✧ уточнить, какие программы и сервисы использует бухгалтер в работе;
✧ проверить, как специалист реагирует на нестандартные вопросы — спокойно ли объясняет, готов ли показать, где искать информацию.
Этап 2. Проверка текущей работы бухгалтера
Зная, как проверить работу бухгалтера, вы можете избежать неприятных сюрпризов и обеспечить управляемость финансовой системы бизнеса. На этом этапе важно не только контролировать факты сдачи отчётности, но и оценивать общую прозрачность и взаимодействие.
Вот на что стоит обратить внимание:
☑ Документы и квитанции
Каждая сдача отчётности должна подтверждаться квитанцией о приёме или протоколом прохождения форматно-логического контроля (ФЛК) — это единственные официальные доказательства факта сдачи. Вместо того чтобы самостоятельно проверять документы, проще попросить бухгалтера запросить у налоговой и предоставить вам следующие справки:
1) справку о принадлежности сумм — показывает начисленные и уплаченные налоги (рекомендуется за предыдущий и текущий годы);
2) справку о наличии сальдо — отображает остаток по налоговому счёту, задолженность или переплату;
3) справку об исполнении обязанности по уплате налогов — подтверждает, что все обязательные платежи сделаны;
4) перечень представленной отчётности — позволяет сверить фактически сданные отчёты с теми, что должны быть сданы. Такие справки дадут вам понятную и официальную картину по отчётности без необходимости самому разбираться в деталях.
Подробнее о сроках сдачи отчётности в 2025 году можно прочитать в статье «Какие отчёты и когда сдавать в 2025 году».
☑ Доступ к онлайн-сервисам
Как руководитель или собственник, вы должны иметь доступ (лучше — полные права) к:
- Личному кабинету налогоплательщика на сайте ФНС;
- Онлайн-банку юрлица;
- Системе электронного документооборота (ЭДО, например, Диадок, СБИС);
- Учётной системе, если она облачная (например, 1С, Контур).
Если доступа нет — это тревожный сигнал, свидетельствующий о непрозрачности учёта.
☑ Регулярная коммуникация
Бухгалтер не должен «молчать». Он обязан:
⋆ предупреждать о предстоящих платежах, сроках, изменениях в законодательстве;
⋆ информировать о долгах и переплатах;
⋆ запрашивать недостающие документы, особенно те, что влияют на уменьшение налоговой нагрузки;
⋆ давать рекомендации по оптимизации (в рамках закона);
⋆ быть доступным для консультаций, особенно в моменты управленческих решений.
☑Вектор повествования для переписки с клиентом:
- Вежливый и уважительный тон: бухгалтер пишет четко, но доброжелательно, избегая сложных терминов без объяснений;
- Конкретика и краткость: сразу указывает, какие документы нужны и зачем;
- Пример запроса:
«Добрый день! Для корректного расчёта налогов и оптимизации платежей, пожалуйста, предоставьте документы по следующим расходам за последний квартал: … Спасибо!»
- Пример уведомления:
«Напоминаю, что срок уплаты налога по УСН – 25 мая. Если нужна помощь с подготовкой, готов помочь.»
Этап 3. На что обратить особое внимание
Некоторые «звоночки» в работе бухгалтера — это не просто мелкие недочёты, а потенциальные признаки системных проблем. В таких ситуациях стоит задуматься, как проверить бухгалтера на честность, надёжность и компетентность. При необходимости — инициировать внутренний аудит или независимую проверку.
Вот на что особенно важно обратить внимание:
Нет доступа к ключевым системам учёта
Если бухгалтер не предоставляет доступ к личному кабинету ИФНС, онлайн-банку, ЭДО, учётной программе (например, 1С), — это прямое нарушение принципа прозрачности. Финансовая система бизнеса не должна зависеть от одного человека. Доступы должны быть у руководителя или уполномоченного представителя.
Сигналы путаницы в цифрах и ошибок в учёте
Бухгалтер регулярно сообщает о несостыковках в документах, исправляет отчётность. Возникают неожиданные «забытые» налоги, неучтённые платежи, расхождения между расчётами в банке и кассой.
Если такие ситуации повторяются, это признак того, что учёт ведётся с ошибками или вовсе не ведётся системно. Руководитель не должен искать цифры сам — но он обязан насторожиться, если цифры постоянно не сходятся.
Скрывательство и нежелание объяснять операции
Если бухгалтер уходит от прямых вопросов, ссылается на «сложности учёта» или «сделаю потом», не предоставляет пояснений по решениям и цифрам — это основание как минимум для проверки знаний, как максимум — для замены специалиста.
Жалобы от контрагентов
Если ваши поставщики или клиенты жалуются на задержки с оплатами, отсутствие закрывающих документов, неверные реквизиты, это может говорить о недоработках бухгалтера или плохой организации документооборота. Это также чревато потерей партнёров и штрафами при проверках.
Растущие долги и необоснованные расходы
Накопление налоговой задолженности, увеличение штрафов и пеней, рост необъяснимых расходов — всё это говорит о слабом контроле за деньгами. Недостаточный контроль над кредиторской задолженностью и необоснованными расходами также может указывать на проблемы в учете и финансовых процессах. Надёжный бухгалтер должен сам предупреждать о рисках, отслеживать финансовое состояние бизнеса и предлагать решения для их устранения, а не скрывать проблему до последнего.
Отсутствие инициативы и обновления знаний
Профессиональный бухгалтер отслеживает изменения законодательства и адаптирует учёт под новые требования. Если этого не происходит, есть риск нарушений: например, несвоевременное применение или неучёт изменений в ПБУ или ошибочное применение ставок налога.
Этап 4. Что делать при сомнениях
Если у вас возникли сомнения в правильности ведения бухгалтерии или что-то вызывает тревогу, не стоит откладывать проверку. Иногда достаточно проконсультироваться с другим бухгалтером или попросить коллег-предпринимателей посоветовать специалиста. Также можно обратиться в аутсорсинговую бухгалтерскую компанию — там часто предлагают разовые проверки учёта без обязательного перехода на обслуживание. Такой независимый взгляд поможет вовремя выявить ошибки и снизить риски, а вам — сохранить фокус на бизнесе, не углубляясь в бухгалтерские детали.
Читать подробнее о том, как распознать халтурную бухгалтерию и защитить бизнес: Как распознать халтурную бухгалтерию и защитить бизнес: ключевые вопросы для проверки профессионализма
Если у вас возникли вопросы или сомнения по поводу бухгалтерии в вашем бизнесе, специалисты QB2B готовы бесплатно проконсультировать и помочь вам разобраться в текущих процессах.
Заключение
Компетентный и добросовестный бухгалтер не боится контроля, потому что понимает: прозрачность, открытость и чёткие правила работы — залог взаимного доверия и эффективности. Если вы — руководитель или собственник, который отвечает за команду специалистов, не стесняйтесь внедрять базовые инструменты контроля. Это позволяет не только отслеживать текущие процессы, но и интегрировать работу бухгалтерии в общий контур компании. Например, если используются корпоративные системы или таск-менеджеры, бухгалтер должен работать в одном контуре с другими отделами, чтобы все задачи были видны и понятны.
Если вы не уверены, как проверить главного бухгалтера или внешнего исполнителя, начните с анализа того, насколько он может объяснить происходящее в учёте и насколько прозрачно ведутся процессы. В современном мире бухгалтер — это не просто «тот, кто сдаёт отчёты», а полноценный финансовый партнёр, участвующий в развитии бизнеса.
Периодический контроль не только защищает компанию от рисков, но и повышает уровень профессионализма внутри. А для руководителя это возможность спать спокойно, зная, что финансовая система работает надёжно и слаженно.
Помните: хороший бухгалтер работает на результат, отличный — ещё и умеет говорить с вами на одном языке. Именно с таких специалистов начинается финансовая стабильность компании.
