Подбор бухгалтера задача не из простых и требует особого внимания. Если вы нашли эту статью, значит, вы — собственник, руководитель или HR-специалист. Мы, КУБ2Б, собрали наш многолетний практический опыт подбора бухгалтеров — надеемся, он окажется полезен вам на практике.
В этой статье расскажем, как правильно нанять бухгалтера в штат.
Человеку, не разбирающемуся в бухгалтерии, очень легко допустить ошибки при подборе бухгалтера.
При этом мало кто обращается за помощью в кадровые агентства или компании, специализирующиеся на найме. Чаще всего к их услугам прибегают при поиске управленцев, специалистов коммерческого департамента или при массовом подборе персонала —за бухгалтером же идут крайне редко.
Бухгалтер — это административный персонал. Почему об этом важно сказать сразу? Часто бухгалтер воспринимается только как человек, который ведёт учёт и сдаёт отчётность. Но на самом деле бухгалтер — это не только специалист по цифрам, а ещё и лицо компании при общении с клиентами, контрагентами и поставщиками. Особенно если вы работаете в сфере B2B, где именно бухгалтер нередко ведёт коммуникацию по вопросам расчётов, документов, договоров и других важных деталей.
Очень часто за бухгалтером закреплены функции по коммуникации с клиентами или партнёрами, и как он общается — влияет на общее восприятие вашей компании. Безграмотная речь, некорректное поведение или несвоевременное реагирование — всё это портит впечатление и вызывает вопросы у партнёров: «Как вообще в компании устроена работа, если с бухгалтерией такие сложности?»
Так что важно понимать: бухгалтер — единица в компании, которая напрямую не влияет на выручку, но обеспечивает стабильность работы и формирует впечатление о компании. Поэтому при найме стоит обратить внимание не только на hard skills навыки, но и на soft skills способности кандидата.
Hard skills — это профессиональные навыки: знание налогового законодательства, умение работать в 1С, сдача отчётности, расчёт зарплат и т.п.
Soft skills — это личные качества и способности: коммуникабельность, внимание к деталям, умение работать в команде, адаптивность, стрессоустойчивость.
Как бы ни казалось со стороны, найти «просто бухгалтера» — одна из самых непростых задач для компании. На этой позиции сходятся и ответственность, и компетентность, и доверие, и репутация. Ошибки дорого стоят, а непонимание ожиданий с двух сторон приводит к конфликтам и потерям.
Поэтому самый сложный и важный этап — не собеседование, а подготовка к подбору.
Это как в поговорке: семь раз отмерь — один отрежь. Вам нужно будет принять ключевое решение: кого именно вы ищете — исполнителя, самостоятельного специалиста или человека, который будет частью управленческой команды.
Только после этого имеет смысл переходить к написанию вакансии и поиску подходящих кандидатов.
1. Собрать требования к кандидату
Хотя бухгалтерия напрямую не влияет на выручку, она отвечает за бесперебойное функционирование всей организации. Поэтому при найме бухгалтера важно понимать, с кем именно он будет взаимодействовать внутри компании.
Внутри многих компаний отношение к бухгалтерии бывает непростым: бухгалтеров порой воспринимают как «отдел, куда никто не хочет ходить», а сами сотрудники — как постоянно недовольные и перегруженные люди. Это стереотип, который можно и нужно ломать, выстраивая правильный процесс работы и взаимодействия.
Перед тем как нанимать бухгалтера, стоит также учесть, есть ли в компании специалисты по кадровому учёту, документообороту и другим административным функциям. Желательно собрать их мнение и ожидания от будущего сотрудника — ведь именно с ними бухгалтер будет взаимодействовать напрямую, а не только с вами как руководителем.
Такой подход поможет сформировать более точный профиль кандидата и наладить продуктивную работу внутри команды.
Если от кандидата вы ожидаете не только сдачи отчётности, но и участия в жизни бизнеса — будьте честны и сформулируйте это. Иначе лучше отдать бухгалтерию на аутсорс. Внутренний бухгалтер — это всегда чуть больше, чем просто исполнитель.
2. Определите, кто вам нужен, и грамотно составьте вакансию
Определитесь, какой именно бухгалтер вам необходим — специалист по первичному учёту, расчету заработных плат, а, может быть, вы ищете главного бухгалтера. В быстром и качественном закрытии этой позиции очень многое зависит от специфики вашего бизнеса и ключевых задач.
Поиск любого сотрудника начинается с чёткого понимания его обязанностей — выпишите весь перечень задач, которые хотите делегировать. Например, можно просто обратиться в профессиональные сообщества, чтобы узнать, кто готов закрыть такие позиции. Мы настоятельно рекомендуем провести предварительную калибровку по функционалу: это поможет избежать типичной ошибки, когда ищут главного бухгалтера, а в итоге ждут от него функций финансового директора.
Процесс найма начните с правильно составленной вакансии. Важно не просто объявить о поиске бухгалтера, а чётко и подробно прописать, какие задачи предстоит решать и какие требования предъявляются к кандидату. Это помогает привлечь именно тех специалистов, которые соответствуют вашим ожиданиям, и отсеять неподходящих ещё на этапе отклика.
Основная площадка для поиска бухгалтера — HeadHunter: здесь можно найти кандидатов с разным уровнем квалификации и опытом, удобно фильтровать по ключевым требованиям и региону.
И помните: чтобы привлечь хорошего бухгалтера, нужно не только грамотно организовать процесс найма, но и быть готовым конкурировать с другими компаниями. Проверьте средние зарплатные предложения по вашей отрасли и региону, оцените, какие условия предлагают конкуренты, и сделайте своё предложение конкурентоспособным.
При составлении вакансии обязательно учитывайте несколько ключевых аспектов:
◈ Системы налогообложения. Ключевое — это практический опыт ведения учёта по вашей системе налогообложения; опыт в аналогичной сфере — дополнительный плюс. Когда бухгалтер становится частью штата, очень важно, чтобы он не только хорошо понимал вашу собственную систему налогообложения (СНО), но и разбирался в особенностях работы с налоговыми режимами ваших клиентов и поставщиков.
Например, если ваша компания работает на общей системе налогообложения (ОСНО), но при этом большая часть ваших поставщиков — небольшие компании на упрощённой системе (УСН), бухгалтер должен уметь учитывать эту специфику. В частности, списывать налог на добавленную стоимость (НДС) в таких условиях может быть сложно, и здесь потребуется поиск эффективных решений для оптимизации налоговой нагрузки.
◈ Специфика отрасли и направления деятельности клиентов. Разные отрасли имеют свои нюансы: бухгалтерия в сфере услуг, торговле, производстве или в интернет-бизнесе с маркетплейсами существенно отличается. Важно сразу обозначить, что вам нужен бухгалтер с опытом в определённой сфере, чтобы кандидат понимал, подходит ли ему эта сфера и готов ли к специфике. Но будьте готовы к тому, что его зарплатные ожидания будут выше. Мы готовим целую серию отраслевых статей, где подробно расскажем о нюансах бухгалтерии в разных сферах — следите за обновлениями в нашем блоге!
◈ Формат и условия работы. Решите заранее, в каком формате будет работать бухгалтер — удалённо или в офисе, на полную ставку или частичную занятость, какой объём клиентов или задач он будет обслуживать. Иногда штатный сотрудник вовсе не нужен — достаточно обратиться к аутсорсинговой компании. Чёткое описание режима работы и нагрузки помогает избежать недоразумений в будущем и выбрать оптимальный вариант для вашего бизнеса.
◈Требуемые навыки и инструменты. Знание программ 1С, и систем электронного документооборота (ЭДО) для бухгалтера обязательно, а уверенное владение Excel, CRM и другими сопутствующими инструментами — желательно указать какое программное обеспечение у вас используется.
◈Добавьте простой вопрос в вакансию, чтобы отсеять случайные отклики. Не бойтесь добавлять к вакансии просьбу ответить на простой вопрос — например, «Почему вы откликнулись именно на эту вакансию?», «С каким налоговым режимом вы работали чаще всего?» или даже рандомный, например, «Как звали вашего первого руководителя?». Это поможет понять, кто действительно внимательно прочитал описание и заинтересован в работе, а кто рассылает отклики вслепую.
В итоге в описании вакансии всегда давайте максимально полное представление о будущем месте работы: от объёма задач и сроков, до характера взаимодействия с клиентами и коллегами. Такая прозрачность помогает избежать неподходящих откликов и экономит время и кандидатов, и работодателя.
* например, можно подключить бухгалтеров своих знакомых предпринимателей
**в нашем случае с руководителем департамента бухгалтерии
3. Первичный отсев соискателей
Когда вакансия опубликована, количество откликов может достигать десятков, а порой и сотен. Чтобы не тратить время на заведомо неподходящих кандидатов, важно выстроить чёткую систему первичного отсева резюме. На этом этапе внимание уделяется пяти ключевым признакам:
1. Несоответствие требованиям.
Если в вакансии указано, что необходим опыт работы с общей системой налогообложения (ОСНО), а в резюме фигурирует только УСН, такое резюме откладывается. Возможно, этот кандидат подойдёт для другой вакансии, но не для заявленной.
2. Отсутствие релевантного опыта.
Резюме без опыта работы или с опытом, не связанным с бухгалтерией, сразу исключаются. Даже если человек хочет сменить сферу, приоритет отдается тем, кто уже имеет хотя бы базовые навыки в нужной области.
3. Грамматические ошибки и небрежность.
Резюме — это визитная карточка. Грамматические ошибки, шаблонные фразы или отсутствие структуры говорят о невнимательности и недостатке мотивации. Такие отклики не проходят дальше.
4. Частая смена мест работы.
Если кандидат менял работу чаще одного раза в год — особенно без объяснений в резюме или сопроводительном письме — это вызывает вопросы. Такая нестабильность может указывать на сложности с адаптацией, трудности в коммуникации или неудовлетворённость условиями. Конечно, бывают объективные причины: сокращения, завершение проектов, переезд, уход за близкими. Но если частая смена мест работы повторяется из года в год и ничем не обоснована, это повод насторожиться.
5. Завышенные ожидания по зарплате.
Если в резюме указаны зарплатные ожидания, существенно превышающие бюджет на данную вакансию, стоит отказаться от кандидата сразу. Но обязательно уточнить нюансы при первом контакте. Иногда ожидания необоснованны, иногда — продиктованы опытом, который действительно стоит учесть.
Такой подход к первичному отсеву помогает быстро сократить количество резюме до реально подходящих и сосредоточиться на качественном отборе.
4. Первичное собеседование: оценка базовых навыков и мотивации
После первичного анализа резюме следует провести собеседование — по телефону или видеосвязи. Этот этап позволяет уточнить информацию, полученную из резюме, и оценить, насколько кандидат подходит для дальнейшего рассмотрения.
Цели первичного собеседования:
⇨ Проверка коммуникативных навыков кандидата;
⇨ Уточнение опыта и фактов, указанных в резюме;
⇨ Оценка мотивации и заинтересованности в вакансии;
⇨ Первичное впечатление о личности соискателя.
На что следует обратить внимание:
✔ Коммуникабельность.
Кандидат должен уметь грамотно, последовательно и чётко излагать свои мысли. Это отражает его профессиональную зрелость и способность работать в команде.
✔ Проявление интереса к вакансии.
Заинтересованный кандидат задаёт уточняющие вопросы, знает базовую информацию о компании и осознанно подходит к выбору работодателя.
✔ Соответствие информации из резюме.
Ответы на вопросы должны подтверждать факты, указанные в резюме. Несостыковки без объяснений могут свидетельствовать о недостаточной честности или небрежности.
✔ Манера общения.
Следует учитывать вежливость, уверенность в себе, адекватность реакции.
Кандидаты, которых стоит исключить на этом этапе:
☒ Те, кто не владеет информацией, заявленной в резюме, или отвечает уклончиво;
☒ Проявляют равнодушие к вакансии и компании;
☒ Демонстрируют высокомерное поведение или наоборот неуверенность, мешающую конструктивному диалогу.
Кандидаты, которых можно допустить к следующему этапу:
◈ Внимательные, уверенные и заинтересованные специалисты, готовые честно и открыто рассказать о своем опыте и профессиональных целях.
Примерный перечень вопросов для первичного собеседования
Общие вопросы:
◆ Расскажите о себе и своём опыте работы в бухгалтерии.
◆ Почему вы выбрали именно эту вакансию?
◆ Что вы знаете о нашей компании?
◆ Назовите ваши сильные стороны как специалиста.
◆ Каковы ваши ожидания по заработной плате?
По опыту работы:
◆С какими программами вы работали (например, 1С, Excel)?
◆ Какие задачи выполняли на предыдущем месте работы?
◆ Какое достижение в своей профессиональной практике вы считаете наиболее значимым?
Проверка знаний:
- Объясните, что такое дебет и кредит.
- Какие налоги уплачиваются при использовании УСН (или ОСНО, в зависимости от профиля вакансии)?
О мотивации:
◆ Почему вы хотите работать именно в нашей компании?
◆Что вас мотивирует в работе бухгалтера?
Грамотно проведённое первичное собеседование помогает сократить число неподходящих кандидатов и сосредоточиться на тех, кто действительно соответствует требованиям и заинтересован в сотрудничестве.
5. Дополнительные вопросы
Мы подготовили небольшую шпаргалку для собственников — 7 вопросов, которые хочется, но не всегда получается задать наемному сотруднику.
1. Какой у вас опыт работы в нашей сфере бизнеса?
Этот вопрос помогает понять, насколько опытен бухгалтер в вашем бизнесе. Идеально, если у него есть опыт работы с компаниями, аналогичными вашей по отрасли. Это позволит учесть все особенности бухгалтерского учёта и налогообложения в вашей сфере.
2. Какие отчёты о работе и в какие сроки вы будете предоставлять?
Бухгалтер может предложить персонализированные отчёты, которые будут соответствовать специфике вашей компании, но вам нужно будет договориться о сроках и формате предоставления этих отчётов. При этом важно понимать, что бухгалтер работает не для налоговой, а для бизнеса. Его задача — не просто вовремя сдавать обязательную отчётность, а предоставлять руководству полную и понятную картину финансового состояния компании. Это включает в себя управленческие отчёты, анализ движения денежных средств, отчёты о рентабельности и другую информацию, которая поможет принимать взвешенные решения.
3. Как строится взаимодействие в случае возникновения ошибок или разногласий?
Эффективность решения проблем во многом зависит от личных навыков и опыта бухгалтера.
4. Кто будет отвечать за контакты с налоговой инспекцией?
Часто бухгалтеры не занимаются прямыми контактами с налоговыми органами, что может создать дополнительную нагрузку на вас.
5. Как будет организована передача документов и данных?
Передача документов может проходить неструктурированно, если бухгалтер не выстроил чёткую систему взаимодействия. Это может привести к задержкам, потере важных файлов или путанице в сроках. Всё зависит от организованности самого специалиста и согласованных процессов.
6. Как организована поддержка и консультации по финансовым вопросам?
Бухгалтер может помогать с текущими вопросами — давать консультации, разъяснять нюансы учёта и налогообложения. Однако для глубокого финансового анализа или стратегических решений ему может не хватать компетенций, времени или информации, особенно если такие задачи выходят за рамки повседневной работы.
7. Какие гарантии и ответственность вы берете на себя?
Не все бухгалтеры прописывают ответственность за свою работу в договоре. В случае ошибок может быть сложно предъявить претензии, если заранее не были оговорены условия сотрудничества и меры ответственности. Поэтому важно заранее обсуждать гарантии качества, объём обязательств и возможные последствия ошибок, даже если это штатный бухгалтер.
5. Тесты
Работа бухгалтера связана с цифрами — ошибки в платёжных поручениях, актах, счетах, реквизитах могут привести к серьёзным и неожиданным последствиям. Поэтому при приёме на работу мы используем несколько тестов:
◆ Корректурная проба Бурдона — позволяет оценить особенности внимания: устойчивость, концентрацию, переключаемость и продуктивность.
◆ Тест «красно-чёрные таблицы Горбова – Шульте» — определяет скорость переключения внимания.
◆ Тест на скорость печати — показывает, насколько уверенно кандидат пользуется компьютером и сможет ли оперативно взаимодействовать с коллегами (особенно важно при удалённой работе).
Для каждого теста установлен минимальный порог, при недостижении которого кандидат не переходит к следующему этапу — ознакомлению с рабочими регламентами. Мы стремимся к тому, чтобы с клиентами работали лучшие из лучших. Важно, чтобы сотрудник умел фокусироваться, быстро переключаться между задачами и возвращаться к предыдущим без потери эффективности.
6. Финальное интервью: не только о навыках
Финальное интервью — это не просто проверка знаний, а разговор о ценностях, мотивации и подходе к работе. Конечно, к этому моменту базовые профессиональные навыки кандидата уже должны быть понятны.
Бухгалтер может работать автономно, но он не должен быть «серой тенью в углу». Это человек, к которому сотрудники обращаются с вопросами по оплате труда, авансам, налогам. Он должен уметь объяснять, быть включённым, проявлять эмпатию и представлять интересы компании — а значит, и её ценности.
На что обращать внимание на финальном интервью:
◆ Совпадение с корпоративными ценностями.
Насколько кандидат разделяет ценности компании и готов строить свою работу на их основе. Например, как он понимает важность честного и открытого общения с клиентами и коллегами, насколько ответственен в выполнении своих обязательств.
◆ Планы и мотивация к профессиональному развитию.
Интересуйтесь, каким кандидат видит своё будущее в профессии, какие цели ставит перед собой, хочет ли повышать квалификацию, осваивать новые инструменты и технологии. Для нас важно, чтобы бухгалтер не стоял на месте, а стремился к постоянному развитию и совершенствованию. В том числе — отслеживал изменения в законодательстве: подписан ли на профильные издания, такие как «Клерк», читает ли новости от ФНС, участвует ли в профессиональных сообществах, проходит ли обучение.
◆ Готовность к командной работе и конструктивной обратной связи.
В коллективе важно не только выполнять свои задачи, но и взаимодействовать с коллегами, поддерживать общие стандарты, уметь воспринимать и давать обратную связь. Оценивайте, насколько кандидат открыт к диалогу, умеет ли признавать ошибки и стремится ли улучшать процессы на основе совместной работы.
◆ Личностные качества и психологическая устойчивость.
Работа бухгалтера зачастую связана с высокой нагрузкой, ответственностью и иногда — с конфликтными ситуациями. В финальном интервью оцените стрессоустойчивость, умение сохранять спокойствие и профессионализм в сложных обстоятельствах.
Почему этот этап так важен:
Приглашайте в команду людей, с которыми готовы строить долгосрочное партнёрство. Такие сотрудники становятся неотъемлемой частью компании, вносят вклад в её развитие и помогают создавать доверительные отношения с клиентами.
Финальное интервью помогает убедиться, что кандидат — это именно тот человек, с которым вы хотите идти вперёд вместе.
7. Подготовка к работе по регламентам
После финального интервью переходите к важному этапу — проверке умения кандидата работать по внутренним регламентам и стандартам компании. Это особенно важно, потому что в работе ключевую роль играет не только профессионализм, но и способность следовать установленным правилам, работать по единой системе и поддерживать стандарты качества обслуживания.
Что именно делать на этом этапе:
◆ Предоставьте кандидату фрагмент внутренних регламентов, например, подробные описания стандартов работы с клиентами, чек-листы по выполнению основных процедур, инструкции по оформлению документов и сдаче отчётности.
◆ Наблюдайте, насколько внимательно кандидат читает и воспринимает уже структурированную информацию. Обращайте внимание, есть ли у него привычка пропускать важные детали, или он тщательно вникает в каждое правило.
◆ Очень важно, чтобы кандидат умел задавать уточняющие вопросы. Если что-то в регламентах вызывает сомнения или непонятно, ожидается, что специалист проявит инициативу и попросит разъяснений, а не просто пропустит этот момент.
◆ Далее смотрите, как человек адаптируется под заданный формат и требования. Даже самый опытный бухгалтер может столкнуться с новыми внутренними стандартами и процедурами, поэтому способность быстро перестраиваться и работать по установленным правилам — большой плюс.
Почему это важно:
Бухгалтер в команде должен работать системно и эффективно, без необходимости постоянного контроля со стороны руководства. Следование регламентам помогает минимизировать ошибки, ускоряет процессы и гарантирует высокий уровень сервиса для клиентов.
Очень часто бухгалтерия начинает работать отдельно от общей системы управления задачами — CRM, таск-менеджеров и прочих инструментов, которыми пользуются остальные сотрудники. Но руководитель вправе требовать от бухгалтера работать по тем же регламентам, что и от других членов команды. Это значит, что бухгалтер должен ставить свои задачи в ту же систему (например, Битрикс или аналог), которой пользуется компания.
Важно помнить: если кандидат заявляет, что «сам знает, что делать» и не собирается работать по установленным системам и регламентам, это может означать, что бухгалтер будет работать в изоляции от общего бизнес-процесса. Такой подход часто ведёт к недопониманиям, дополнительным вопросам и рискам для компании.
Бухгалтер, чьи ценности совпадают с ценностями компании, который при этом умеет работать по регламенту, становится надёжным партнёром и ценным членом коллектива. Он знает свои обязанности, понимает последовательность действий и может обеспечить стабильность работы даже в сложных ситуациях.
Заключение
Выбор бухгалтера — очень важен для любой компании. От качества специалиста зависит правильность учёта и своевременность отчётности, а также финансовая безопасность бизнеса в целом. Не бойтесь сложности этого процесса и помните: нанимайте медленно, увольняйте быстро.
Тщательный и многоступенчатый процесс отбора помогает находить именно тех бухгалтеров, которые соответствуют высоким профессиональным стандартам и разделяют ценности компании. Это гарантирует надёжность и качество обслуживания, а также спокойствие клиентов компании.
Инвестируя время и ресурсы в правильный подбор, вы построите команду, способную обеспечивать стабильность и развитие бизнеса. А чтобы наладить эффективное взаимодействие с бухгалтерией после найма, рекомендуем ознакомиться с полезным материалом — «Вопросы, которые собственник может и должен задавать бухгалтерии. 3 чек-листа», где собраны практические рекомендации для контроля и поддержки качества работы бухгалтера.
