С 1 сентября 2026 года отдельные перевозочные и экспедиторские документы нужно будет оформлять в электронном виде. Требование распространяется на транспортные накладные, заказы и заявки при автомобильных перевозках, экспедиторские документы, железнодорожные транспортные накладные и авиационные грузовые накладные. Это предусмотрено Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ.
Изменения затронут не только перевозчиков. К новым правилам должны подготовиться грузоотправители, грузополучатели и экспедиторы, которые создают, получают или подписывают соответствующие документы.
Для перехода бизнесу потребуется подключиться к оператору информационной системы электронных перевозочных документов, определить ответственных сотрудников, проверить электронные подписи и настроить обмен данными с учётной системой.
Коротко: с 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы и заявки на автомобильную перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные и авиационные грузовые накладные нужно будет оформлять электронно. Перевозчику необходимо выбрать оператора ИС ЭПД, определить порядок подписания документов, проверить полномочия сотрудников, настроить учётную систему и провести тестовую перевозку. Требование установлено Федеральным законом № 140-ФЗ.
Главное об изменениях
| Что меняется | Срок | Что нужно сделать |
| Транспортные накладные | С 1 сентября 2026 года | Подключиться к оператору ИС ЭПД |
| Заказы и заявки на автомобильную перевозку | С 1 сентября 2026 года | Настроить создание и подписание |
| Экспедиторские документы | С 1 сентября 2026 года | Определить роли и полномочия сотрудников |
| Железнодорожные и авиационные накладные | С 1 сентября 2026 года | Проверить готовность системы обмена |
| Бумажные документы | Только в предусмотренных случаях | Проверять актуальные исключения |
| Переходный подход инспекторов | До 1 марта 2027 года | Не считать его переносом срока |
Обязательная дата и перечень основных документов установлены Федеральным законом № 140-ФЗ и подтверждаются актуальными разъяснениями Минтранса.
Какие электронные перевозочные документы станут обязательными
Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ установил обязательный переход на электронный документооборот в транспортно-логистической отрасли с 1 сентября 2026 года.
В электронном виде потребуется оформлять:
- транспортную накладную при автомобильной перевозке;
- заказ или заявку на перевозку автомобильным транспортом;
- поручение экспедитору;
- экспедиторскую расписку;
- складскую расписку;
- транспортную железнодорожную накладную;
- грузовую накладную при воздушной перевозке.
Полный перечень документов ФНС приводит на странице об обязательном транспортном ЭДО.
Документы нужно формировать по электронным форматам, утверждённым ФНС. Оператор ИС ЭПД передаёт сведения другим участникам перевозки и в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Правила обмена и передачи сведений описаны в разъяснениях Минтранса.
Кого касается обязательный переход на ЭПД
Перейти на электронные перевозочные документы должны участники перевозки, которые создают, получают или подписывают соответствующие документы:
- грузоотправители;
- перевозчики;
- экспедиторы;
- грузополучатели.
ФНС указывает, что участники перевозки должны работать с документами через операторов ИС ЭПД.
Даже если компания не заказывает перевозку и не создаёт накладную первой, она может участвовать в документообороте как грузополучатель. Получателю необходимо получить документ, проверить сведения о доставке и выполнить действия, предусмотренные для его роли.
Поэтому подготовка нужна не только транспортным компаниям. Изменения могут затронуть производителей, оптовых продавцов, интернет-магазины, строительные компании и другие организации, которые отправляют или принимают грузы с привлечением перевозчиков.
Когда транспортная накладная может не оформляться
Обязательный электронный формат применяется в ситуациях, когда по правилам перевозки требуется соответствующий перевозочный документ.
Если организация перемещает собственный груз для собственных нужд собственным транспортом и договор перевозки не заключается, транспортная накладная может не потребоваться.
Например, компания перевозит материалы между своими складами на принадлежащем ей автомобиле. Но перед отказом от транспортной накладной нужно проверить:
- кому принадлежит груз;
- кто владеет или пользуется транспортом;
- заключается ли договор перевозки;
- привлекается ли сторонний перевозчик;
- какие документы требуются по конкретной операции.
Если собственный груз перевозит сторонняя транспортная компания, отношения обычно оформляются договором перевозки, поэтому соответствующие правила документооборота применяются.
В каких случаях могут сохраниться бумажные документы
Обязательный переход не означает, что бумажные перевозочные документы исчезнут абсолютно во всех ситуациях.
Минтранс предусматривает исключения для отдельных перевозок. В опубликованном ведомством проекте правил для автомобильных документов среди возможных случаев применения бумаги назывались:
- перевозки с участием иностранного грузоотправителя или грузополучателя;
- отдельные каботажные перевозки иностранных перевозчиков из государств ЕАЭС;
- перевозки для личных, семейных или домашних нужд, когда заказчиком выступает физическое лицо.
Важно учитывать, что мартовское сообщение Минтранса относилось к проекту приказа об исключениях, поэтому перед использованием бумаги необходимо проверить статус и окончательную редакцию документа.
Для экспедиторских документов предусмотрены отдельные исключения. Они могут быть связаны, например, с оказанием услуг физическому лицу для личных нужд, участием иностранного клиента или отсутствием технической возможности из-за обстоятельств непреодолимой силы. Соответствующий приказ был утверждён Минтрансом в мае 2026 года.
Минтранс продолжает уточнять перечни исключений. Поэтому перед оформлением перевозки на бумаге после 1 сентября нужно проверить действующую редакцию правил именно для используемого документа.
Обычная перевозка груза между российскими организациями с привлечением российского перевозчика, не подпадающая под исключения, должна оформляться в электронном виде.
Как работает ГИС ЭПД
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов.
Организации и предприниматели не подключаются к ней напрямую. Участники перевозки направляют сведения в ГИС ЭПД через аккредитованных Минтрансом операторов ИС ЭПД. Это прямо указано на официальной странице системы.
В зависимости от возможностей выбранного сервиса оператор может обеспечивать:
- создание электронного документа;
- получение документа от другого участника;
- подписание отдельных информационных частей;
- передачу сведений в ГИС ЭПД;
- получение идентификаторов и статусов обработки;
- интеграцию с 1С, CRM или транспортной системой;
- доступ к архиву документов.
ГИС ЭПД работает в добровольном режиме с 1 сентября 2022 года. Поэтому компании могут протестировать электронные перевозочные документы до обязательного перехода.
Что точно не меняется после перехода на ЭПД
Переход на электронные перевозочные документы не означает, что:
- компании должны подключаться непосредственно к ГИС ЭПД — взаимодействие происходит через операторов ИС ЭПД;
- каждый водитель автоматически должен получить одинаковый комплект КЭП и машиночитаемой доверенности — схема зависит от его роли;
- любая программа для обмена УПД подходит для транспортного ЭДО — сервис должен поддерживать работу с ИС ЭПД;
- с 1 сентября все путевые листы обязательно становятся только электронными;
- бумажными документами можно свободно пользоваться до 1 марта 2027 года;
- переход на электронный формат автоматически исправит ошибки в первичных данных.
Перед выбором сервиса необходимо проверить его в официальном реестре операторов ИС ЭПД.
Как оформляется электронная транспортная накладная
В стандартной перевозке процесс может выглядеть следующим образом:
- Грузоотправитель создаёт электронную транспортную накладную и указывает сведения о грузе, отправителе, получателе и перевозчике.
- Перевозчик проверяет сведения и выполняет действия, предусмотренные для своей роли.
- Документ и его информационные части передаются через оператора ИС ЭПД.
- Грузополучатель подтверждает получение груза и указывает сведения о приёмке.
- При изменении условий перевозки или выявлении расхождений участники формируют дополнительные сведения.
Электронный документ используется для юридически значимого оформления перевозки. Однако состав информационных частей, порядок их подписания и действия при изменении условий зависят от вида перевозки, конкретного документа и действующего формата.
Интерфейс также различается у операторов. Одна компания будет работать в личном кабинете, другая — непосредственно из 1С или транспортной системы.
Что нужно сделать грузоперевозчику до 1 сентября 2026 года
1. Определить, какие документы использует компания
Сначала нужно составить список документов, которые компания оформляет при перевозках.
Проверьте:
- используются ли транспортные накладные;
- оформляются ли заказы и заявки;
- оказывает ли компания экспедиторские услуги;
- кто создаёт каждый документ;
- кто проверяет и подписывает сведения;
- какие данные хранятся в 1С, CRM или транспортной системе;
- какие документы передаются заказчику после доставки.
Это поможет определить объём перехода и выбрать подходящий сервис.
2. Выбрать оператора ИС ЭПД
Обмен электронными перевозочными документами проводится через операторов ИС ЭПД. Актуальный список организаций размещён в реестре Минтранса.
Обычный сервис обмена счетами и УПД подходит только в том случае, если соответствующая организация также является оператором ИС ЭПД и поддерживает нужные транспортные документы.
При выборе оператора проверьте:
- поддерживает ли он электронную транспортную накладную;
- можно ли оформлять заказы и заявки;
- поддерживаются ли экспедиторские документы;
- как подключаются водители и удалённые сотрудники;
- есть ли мобильное приложение;
- возможна ли интеграция с 1С;
- как рассчитывается стоимость;
- возможен ли обмен с операторами заказчиков;
- как организованы поиск и хранение документов.
На 16 июля 2026 года операторы ещё завершали тестирование отдельных роуминговых сценариев. Поэтому возможность обмена с оператором конкретного заказчика лучше проверить на тестовой перевозке, а не только по описанию сервиса.
3. Определить порядок использования электронных подписей
Руководитель организации или индивидуальный предприниматель использует квалифицированную электронную подпись.
Если документы от имени компании подписывают сотрудники, необходимо заранее определить:
- какие сведения подписывает каждый сотрудник;
- какой вид электронной подписи подходит для конкретного действия;
- требуется ли машиночитаемая доверенность;
- как полномочия будут проверяться оператором.
В инструкции о переходе на транспортный ЭДО ФНС указывает на необходимость получить КЭП руководителю или ИП, а сотрудникам — КЭП с оформлением МЧД.
Но конкретную схему для водителей, диспетчеров, логистов и сотрудников склада нужно проверить у выбранного оператора с учётом их фактических ролей. Не следует автоматически оформлять одинаковый комплект подписи и доверенности каждому водителю до определения процесса.
4. Настроить работу водителей
В бумажном процессе водитель получает документы перед рейсом. В электронном процессе порядок будет зависеть от оператора и организации работы перевозчика.
Компания должна заранее определить:
- какое устройство использует водитель;
- какие сведения ему доступны;
- должен ли он что-либо подписывать;
- как подтверждаются его полномочия;
- что делать при отсутствии интернета;
- как предъявлять сведения инспектору;
- кто исправляет ошибки;
- куда обращаться при техническом сбое.
Конкретный порядок предъявления документа и работы водителя нужно проверить у выбранного оператора ИС ЭПД.
5. Проверить интеграцию с 1С и другими системами
Небольшая компания может оформлять документы вручную в личном кабинете оператора. Но при регулярных перевозках лучше настроить связку учётной системы и электронного документооборота, чтобы не переносить одни и те же сведения вручную.
Подробнее о том, чем 1С отличается от ЭДО и как эти системы работают вместе, мы рассказали в отдельной статье.
При настройке интеграции следует проверить:
- может ли учётная система передавать данные оператору;
- возвращаются ли статусы подписания;
- сохраняется ли идентификатор документа;
- можно ли связать накладную с реализацией, актом и рейсом;
- как отражается замена машины или водителя;
- как исправляются ошибочные сведения;
- где хранится ссылка на электронный документ.
Электронный формат не исправляет ошибки в исходных данных. Если в учётной системе неверно указаны адрес, автомобиль, водитель или контрагент, эти сведения могут попасть и в перевозочный документ.
6. Согласовать процесс с заказчиками
Электронную транспортную накладную нельзя внедрить только внутри одной транспортной компании. В её оформлении участвуют разные стороны.
До 1 сентября нужно согласовать:
- кто создаёт документ;
- через какого оператора работает каждая сторона;
- возможен ли обмен между операторами;
- когда перевозчик получает документ;
- кто меняет сведения при замене автомобиля;
- как оформляются расхождения при приёмке;
- кто контролирует завершение документооборота;
- какие действия выполняются при техническом сбое.
Порядок лучше закрепить в договоре, приложении или отдельном регламенте взаимодействия.
7. Провести тестовые перевозки
Ждать 1 сентября для первого электронного рейса не нужно.
До обязательного перехода стоит протестировать:
- обычную перевозку;
- частичную приёмку;
- замену водителя;
- замену автомобиля;
- изменение адреса;
- возврат груза;
- взаимодействие разных операторов;
- исправление ошибки после создания документа.
Основные трудности обычно возникают не в стандартном сценарии, а при отклонении от первоначальных условий перевозки.
Что проверить в бухгалтерском учёте
Электронная транспортная накладная подтверждает сведения о перевозке и может входить в комплект документов, на основании которых компания отражает транспортные расходы.
При этом состав подтверждающих документов зависит от:
- условий договора;
- характера операции;
- роли компании;
- порядка оплаты;
- наличия акта или универсального передаточного документа;
- требований налогового и бухгалтерского учёта.
После перехода бухгалтеру нужно обеспечить возможность:
- найти документ по конкретной перевозке;
- проверить статус его оформления;
- сопоставить накладную с актом перевозчика;
- связать её со счётом и оплатой;
- проверить сведения об участниках и грузе;
- получить электронные данные при требовании контролирующего органа.
Для подтверждения электронного документа недостаточно сохранить только его печатное представление или PDF. Нужно обеспечить доступ к электронным сведениям, подписям и подтверждениям оператора, позволяющим проверить документ и историю его обработки.
Компания взаимодействует с документами через оператора ИС ЭПД, поэтому отдельно нужно выяснить:
- как долго оператор хранит документы;
- можно ли выгрузить электронный архив;
- что произойдёт после прекращения договора;
- как быстро можно найти документ;
- какие данные сохраняются в учётной системе.
Нужно ли менять договоры с заказчиками
Переход на обязательный электронный формат не отменяет необходимости проверить договоры с заказчиками.
В них могут остаться условия, рассчитанные на бумажный документооборот:
- обязанность передать бумажный оригинал;
- оплата только после получения документов по почте;
- требование поставить печать;
- фиксированный перечень бумажных экземпляров;
- ответственность за потерю бумажного документа;
- срок оплаты, начинающийся после передачи бумаги.
Если оставить такие положения, технический переход на ЭПД не ускорит закрытие услуг и расчёты.
В договоре или приложении желательно определить:
- применяемого оператора;
- порядок получения документов;
- сроки подписания;
- ответственных сотрудников;
- порядок исправления ошибок;
- действия при техническом сбое;
- момент, с которого документ считается полученным.
Станут ли все путевые листы обязательными электронными
Электронный путевой лист входит в систему электронных перевозочных документов и может оформляться через ГИС ЭПД. Такая возможность появилась при запуске системы.
Однако в перечне документов, которые официальные материалы называют обязательными к электронному оформлению именно с 1 сентября 2026 года, указаны:
- транспортные накладные;
- заказы и заявки;
- экспедиторские документы;
- железнодорожные транспортные накладные;
- авиационные грузовые накладные.
Из этого перечня не следует, что с 1 сентября 2026 года каждый путевой лист должен оформляться исключительно электронно. Правила оформления путевых листов нужно оценивать отдельно.
Что будет в переходный период
По сообщению Минтранса от 16 июля 2026 года, до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажных документов инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением.
Переходный подход инспекторов не переносит дату вступления требований в силу.
Он также не исключает возможных организационных и договорных последствий:
- заказчик не сможет завершить электронный документооборот;
- задержится подтверждение доставки;
- бухгалтерия не получит сведения вовремя;
- возникнет спор о выполнении перевозки;
- может задержаться оплата.
Поэтому подготовить рабочий процесс нужно к 1 сентября, а переходный период использовать для устранения отдельных технических проблем.
Основные ошибки при переходе
Выбрать обычный ЭДО без поддержки ГИС ЭПД
Не каждый сервис обмена УПД является оператором ИС ЭПД. Нужно проверить наличие организации в официальном реестре Минтранса и поддержку нужных документов.
Оформить подпись только руководителю
Если отдельные действия выполняют сотрудники, нужно заранее определить их роли, вид подписи и порядок подтверждения полномочий.
Выдать каждому водителю КЭП без проектирования процесса
Сначала нужно определить, какие сведения водитель подписывает и требуется ли ему МЧД в выбранной схеме работы.
Не проверить обмен между операторами
Даже если обе стороны подключены к транспортному ЭДО, конкретный роуминговый сценарий лучше проверить заранее.
Не подключить грузополучателя
Документооборот может остаться незавершённым, если получатель не выполнил действия, предусмотренные для его роли.
Оставить в договорах бумажный порядок
Электронный документ не ускорит оплату, если договор требует отправить бумажный экземпляр почтой.
Хранить только PDF
Печатное представление удобно для просмотра, но для проверки документа нужно сохранять доступ к электронным данным и подтверждениям оператора.
Начать тестирование в последний момент
Ошибки чаще проявляются при изменении маршрута, автомобиля, водителя, состава груза или результатов приёмки.
Чек-лист грузоперевозчика
До 1 сентября 2026 года проверьте:
- определён перечень используемых документов;
- выбран оператор ИС ЭПД;
- проверена поддержка нужных типов ЭПД;
- протестирован обмен с операторами заказчиков;
- у руководителя действует КЭП;
- определены сотрудники, подписывающие документы;
- проверена необходимость МЧД по каждой роли;
- описана работа логистов, водителей и бухгалтерии;
- водители получили доступ к нужным сведениям;
- обновлены данные автомобилей и сотрудников;
- проверена интеграция с 1С или транспортной системой;
- накладные связаны с рейсами, актами и оплатами;
- обновлены договоры;
- проведены тестовые перевозки;
- настроен электронный архив;
- определён порядок действий при техническом сбое.
Частые вопросы
С какой даты электронные перевозочные документы станут обязательными
Обязательный переход установлен с 1 сентября 2026 года Федеральным законом № 140-ФЗ.
Какие документы нужно перевести в электронный вид
Электронными станут транспортные накладные, заказы и заявки на автомобильную перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные транспортные накладные и авиационные грузовые накладные. Полный перечень опубликован ФНС.
Кто должен перейти на ЭПД
Перейти должны перевозчики, грузоотправители, грузополучатели и экспедиторы, которые создают, получают или подписывают соответствующие документы.
Можно ли работать напрямую с ГИС ЭПД
Нет. Участники перевозки работают через операторов ИС ЭПД, которые передают сведения в государственную систему.
Что нужно сделать перевозчику в первую очередь
Сначала определите, какие перевозочные документы использует компания и кто отвечает за их создание и подписание. Затем выберите оператора из реестра Минтранса, проверьте электронные подписи и проведите тестовую перевозку.
Нужна ли электронная подпись водителю
Это зависит от роли водителя и действий, которые он выполняет в системе. Сначала нужно определить, какие сведения он подписывает, а затем согласовать с оператором вид подписи и необходимость машиночитаемой доверенности.
Можно ли оставить бумажную транспортную накладную
Бумажная форма может использоваться только в предусмотренных исключительных случаях. Актуальный перечень нужно проверять для конкретного документа и вида перевозки.
Нужно ли оформлять накладную при перевозке собственного груза
Если организация перевозит собственный груз собственным транспортом для собственных нужд и договор перевозки отсутствует, транспортная накладная может не требоваться. Конкретную ситуацию нужно оценивать по фактическим отношениям сторон.
Станет ли электронный путевой лист обязательным с 1 сентября
Из опубликованного перечня обязательных документов не следует, что с 1 сентября 2026 года каждый путевой лист должен быть только электронным. Этот вопрос регулируется отдельно.
Сколько стоит переход на электронные перевозочные документы
Единой государственной стоимости перехода нет. Расходы зависят от тарифа оператора, количества документов, необходимости интеграции с 1С, выпуска электронных подписей и настройки рабочих мест.
Перед подключением нужно запросить полный расчёт, включая:
- отправку документов;
- количество пользователей;
- хранение архива;
- интеграцию;
- обмен с другими операторами;
- техническую поддержку.
Что произойдёт, если после 1 сентября предъявить бумажный документ
До 1 марта 2027 года инспекторы должны ограничиваться устным предупреждением. Однако это не переносит дату обязательного перехода и не исключает проблем с заказчиками, закрытием перевозки и оплатой.
Вывод
Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года меняют не только форму транспортной накладной. Они затрагивают весь процесс: от создания заказа и передачи груза перевозчику до приёмки, бухгалтерского учёта и оплаты.
Чтобы подготовиться, перевозчику нужно проверить весь маршрут документа: от создания накладной и её подписания до приёмки груза, отражения операции в учёте и получения оплаты. Главная задача — протестировать этот процесс вместе с заказчиками до 1 сентября 2026 года.
Особенно важно перед публикацией и перед началом обязательного перехода повторно проверить перечень исключений для бумажных документов: Минтранс продолжает уточнять соответствующие правила.
Материал актуален на 17 июля 2026 года.
