Цифровизация бухгалтерии — это уже не тренд, а базовая реальность, чтобы отчётность сдавалась вовремя, документы не терялись, а бизнес жил спокойно.
Сейчас цифровизация бухгалтерии — это обязанность. Все юридические лица обязаны подавать бухгалтерскую и налоговую отчётность в электронном виде. Это значит, что уже в первый год работы в вашей компании появятся цифровые системы — хотите вы того или нет.
Также с 2022 года компании и ИП на общей системе налогообложения обязаны обмениваться счётами-фактурами и УПД через ЭДО. Это требование закреплено в пункте 1.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ и приказе Минфина России от 05.02.2021 № 14н, который устанавливает порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме.
И чтобы отправить электронную отчётность, нужно сначала её где-то сформировать (в учётной системе), а затем передать в налоговую, фонды или контрагентам (через ЭДО — электронный документооборот).
В этой статье мы не говорим про цифровизацию управленческого учёта — то есть про аналитику, финансовые показатели, динамику по выручке и затратам. Мы говорим именно про бухгалтерский учёт — о корректном расчёте зарплат, формировании и подаче обязательной отчётности, отчётах по налогам и взносам, сдаче отчётности в фонд и налоговую.
Чтобы разобраться, что именно стоит за «цифровой бухгалтерией», важно понять два ключевых понятия: учетная система и ЭДО. Это две разные вещи, но они всегда идут рядом. Давайте разложим все по полочкам.
1. Что такое учетная система 1С
Учетная система — это сердце всей бухгалтерии. Это программа, в которую поступают данные из банка, кассы, с онлайн-кассы, информация о сотрудниках, контрагентах и так далее. Там формируются все отчёты, счета, акты, отслеживаются товарные остатки и многое другое.
Всё, что связано с расчётами и учётом, делается именно там.
1С — это база, из которой бухгалтеры делают всё: считают зарплаты, фиксируют товарные остатки, проводят платежи и оформляют первичку. Почему так?
Во-первых,1С вышла на рынок ещё до появления электронного документооборота и успела «вырастить» целое поколение бухгалтеров. Компания проводила курсы, формировала сообщество — и по сути сформировала профессию в её современном цифровом виде. Большинство бухгалтеров старше 40 лет — это специалисты, которые работают с 1С более 15 лет. И они не спешат менять инструмент, который знают досконально, даже если на рынке есть что-то красивее и удобнее.
Во-вторых, многие компании пытались выстроить целую цифровую инфраструктуру вокруг 1С — подключали CRM, писали модули, разрабатывали собственные надстройки. Особенно это касается коробочных версий, которые можно подстроить под себя. Так и росло это «одно решение на всё» — с десятками разработчиков и интеграций.
Но есть нюанс: для управленческого учёта (аналитика, финансовые отчёты, удобные дашборды) 1С подходит плохо. Она — источник данных. А для визуализации и анализа лучше использовать внешние инструменты и цифровые продукты. К счастью, сейчас есть масса решений — отраслевых, недорогих, простых в использовании. Их легко интегрировать в бизнес без привлечения армии разработчиков.
Также важно понимать: несмотря на развитие других решений, именно 1С остаётся практически безальтернативным стандартом учётной системы в России.
2. Что такое ЭДО и как он работает
Если учётная система — это «внутренний мозг», то ЭДО (электронный документооборот) — это «внешние руки». Это каналы, по которым документы отправляются контрагентам, налоговой, фонду и другим получателям. Через ЭДО уходят акты, счета-фактуры, УПД, акты сверок — в общем, всё, что требует подписи и передачи.
Операторов ЭДО множество: Контур, СБИС, Такском и другие. Они не конкурируют с 1С — они дополняют её. Например, в 1С формируется счёт, а отправляется он через Контур.Диадок или другого оператор ЭДО.
ЭДО позволяет не только отправлять документы, но и получать, подписывать, хранить и отслеживать статус — «доставлено», «прочитано», «подписано» или «отклонено». Это упрощает взаимодействие с клиентами, поставщиками, контролирующими органами.
Всё чаще государство и крупные компании переходят на «только ЭДО» — чтобы исключить бумагу, ускорить процессы и контролировать документы в режиме онлайн.
Контур — Диадок, СБИС — Тензор: почему это не «разные программы»
Если вы впервые сталкиваетесь с электронным документооборотом, легко запутаться. Кто-то говорит: «Я работаю в Диадоке», кто-то — «Отправьте мне в Контур», а третий — «Пришлите через СБИС». Возникает ощущение, что это всё разные системы. На самом деле:
◈ Контур — это вендор, разработчик.
◈ Диадок — это их сервис ЭДО.
◈ Аналогично: Тензор — вендор, СБИС — их ЭДО-продукт.
То есть, «Контур» и «Диадок» — это не две разные программы, а одна экосистема. Просто кто-то называет компанию, а кто-то — продукт.
Важно: если вам говорят «отправьте в Контур» или «в Диадок» — это одно и то же. Не нужно регистрироваться в двух местах или думать, что вы что-то не так сделали.
Нужно ли вам в это вникать?
Нужно ли вам в это вникать? По-хорошему — нет.
Если вы работаете через аутсорсинг, всё это уже включено в тариф: учётная система, ЭДО, электронные подписи, доступы. Вас просто подключат к готовой, работающей системе и скажут, куда загружать документы. На практике это выходит дешевле, потому что вам не нужно покупать лицензии на 1С или другое ПО, не нужно оплачивать сервис ЭДО отдельно, не нужно выпускать и продлевать электронные подписи, не нужно нанимать технического специалиста для настройки всех интеграций. Всё это уже сделано за вас и входит в стоимость обслуживания. А если вдруг потребуется что-то дополнительное, вас заранее предупредят и подскажут, что именно нужно.
Если же у вас бухгалтер в штате или на фрилансе, он должен сам вас сориентировать: какую версию 1С или другой программы нужно купить, сколько стоит лицензия, когда её нужно будет продлевать, какие сервисы подключать для ЭДО и как ими пользоваться, где и на кого выпускать электронную подпись. И важно понимать: это не разовая покупка. Программы нужно обновлять, лицензии — продлевать, подписи — перевыпускать. Все эти расходы и организационные вопросы ложатся на ваш бизнес, если вы решаете вести учёт самостоятельно.
Заключение
Цифровизация бухгалтерии — это не мода и не выбор по желанию. Это уже давно просто стандарт. Вся суть сводится к простой схеме:
◈ Вся бухгалтерия — в 1С (это и есть учётная система).
◈Документы уходят через ЭДО (Диадок, СБИС и т.д. — не важно).
Бизнесу не нужно в это погружаться с головой. Главное — выбрать специалиста, который понимает, что делает. А он уже подберёт нужные инструменты, настроит систему и скажет, что делать. Если вы работаете через аутсорсинговую компанию, всё ещё проще: вас просто «подключат» к уже готовой инфраструктуре. Вам не нужно разбираться, какая именно 1С используется, какая система ЭДО выбрана и как подключена ЭЦП — всё это делает бухгалтерская на аутсорсе.
Цель цифровизации — не усложнить процессы, а освободить бизнес от рутинных задач. Чтобы вы занимались делом, а не документами.
