Поздравляем! Вы успешно открыли стоматологическую клинику и запустили все процессы. Но работа только начинается — чтобы бизнес был стабильным и прибыльным, необходимо грамотно планировать бюджет, контролировать финансовые потоки и вести бухгалтерию.
Если вы ещё не читали первую часть нашего практического руководства, рекомендуем начать с неё — там подробно разобраны ключевые шаги по открытию клиники: от регистрации юридического лица до получения медицинской лицензии. Перейти к первой части →
Во второй части нашего практического руководства мы подробно рассмотрим ключевые аспекты бухгалтерского учёта и финансового управления, которые помогут вам эффективно управлять клиникой на этапе активной работы.
Чтобы работа вашей стоматологической клиники была прозрачной и эффективной, важно наладить правильный учёт и контроль финансов. Мы подготовили удобный чек-лист, который поможет собственнику, управляющему или ответственному администратору убедиться, что все ключевые процессы выстроены и работают корректно.
Чек-лист: Бухгалтерия и управление работающей стоматологией
1. Организация бухгалтерского учёта, подготовка и сдача отчетности
◇ Подключить профессионального бухгалтера или бухгалтерскую фирму
◇ Своевременно сдавать налоговую и бухгалтерскую отчётность
2. Ведение кассовых операций и контроль оплаты
◇ Внедрить регламенты работы с денежными средствами
◇ Регулярно контролировать кассовую дисциплину
3. Учёт основных средств и амортизация
◇ Вести учёт всех приобретённых и списанных медицинских расходников и оборудования
◇ Правильно рассчитывать амортизацию и вести соответствующую документацию
4. Внутренний контроль и аудит
◇ Проводить регулярный внутренний аудит финансовых и хозяйственных процессов
◇ Внедрить внутренние регламенты контроля качества и финансовой дисциплины
◇ Обучать сотрудников правильной работе с документацией
5. Персонал: оформление, зарплата и налоги
◇ Правильно оформить сотрудников
◇ Организовать расчёт заработной платы и обязательных отчислений
6. Финансовое планирование и бюджетирование
◇ Планировать бюджет на ближайший квартал/год с учётом доходов и расходов
◇ Контролировать финансовые потоки, оптимизировать расходы
◇Анализировать прибыльность услуг и корректировать цены при необходимости
Ниже вы найдёте подробное практическое руководство по каждому пункту, которое поможет вам успешно реализовать все задачи.
1. Организация бухгалтерского учёта, подготовка и сдача отчетности
Бухгалтер должен быть всегда. Даже если вы меняете специалиста или переходите от одной бухгалтерской компании к другой — процессы не должны останавливаться. Иначе вы с большой вероятностью попадёте на восстановление учёта, а это — дорого и трудозатратно.
Что важно учитывать:
◈ Ведение бухгалтерии и сдача отчётности — непрерывный процесс.
◈ Иметь график отчётности (можно запросить у своего бухгалтера).
◈ Желательно внедрить практику, при которой вас информируют об изменениях в законодательстве.
Для стабильной и прозрачной работы клиники крайне важно доверить бухгалтерию профессионалам. Рекомендуется подключить опытного бухгалтера или заключить договор с проверенной бухгалтерской аутсорсинговой компанией — так вы будете уверены, что учёт ведётся правильно, а все отчёты сдаются вовремя и без ошибок.
Практический совет: как организовать бухгалтерский учёт в стоматологической клинике
Стоматологическая клиника — сложный бизнес с большой нагрузкой по учёту и отчётности. Ведение бухгалтерии должен осуществлять либо опытный специалист, постоянно развивающийся и следящий за изменениями в законодательстве, либо передаваться на аутсорсинг в специализированную компанию, чтобы избежать штрафов, ошибок и потери времени.
Лучшее решение — передать бухгалтерский и управленческий учёт специализированной аутсорсинговой компании.
Подробный разбор и сравнение штатного бухгалтера с аутсорсингом бухгалтерии можно прочитать в статье.
Какие плюсы для стоматологии?
◈ Профессиональная команда ведёт бухгалтерию, кадровое делопроизводство, расчёт зарплаты и взаимодействие с контролирующими органами.
◈ Опыт работы именно с медицинскими организациями учитывает особенности лицензирования, упрощённой системы налогообложения и кассовой дисциплины.
◈ Компания берёт на себя юридическую и налоговую ответственность, снижая ваши риски.
◈ Вы экономите на зарплате штатного бухгалтера, обучении и программном обеспечении.
◈Специалисты постоянно отслеживают законодательные изменения и сразу внедряют их в работу.
Подключите бухгалтерское программное обеспечение и ЭДО (электронный документооборот). Как правило, при работе с аутсорсинговой бухгалтерской компанией программное обеспечение уже включено в стоимость обслуживания. Если бухгалтер внутренний, он сам предложит ПО и ЭДО. Важно понимать, что учетная система (например, 1С) и электронный документооборот (например, СБИС) — это не одно и то же: они могут работать как в едином решении, так и отдельно. Современное ПО автоматизирует рутинные задачи — расчёт налогов, формирование отчетов, учёт кассовых операций, движение денежных средств — и помогает избежать ошибок, сократить ручной труд и обеспечить прозрачность учёта.
Даже при небольшой численности персонала стоматология обязана сдавать регулярную отчётность в контролирующие органы. Нарушение сроков или ошибок в отчётах может повлечь за собой штрафы и блокировку расчётного счёта.
Отчётность взято отсюда: https://dzen.ru/a/Z9Rdna4fYztQswWl
Правильно выстроенная система бухгалтерии невозможна без знания и соблюдения сроков отчётности. Ниже — краткий ориентир по основным видам обязательных отчётов и актуальным изменениям, которые необходимо учитывать собственнику или управляющему стоматологической клиники.
Основные виды отчётности
Вид и объём отчётности зависят от организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения. Даже если вы работаете на УСН, это не означает полного освобождения от обязательств.
Налоговая отчётность:
◈ Налог на прибыль (для организаций на ОСНО): годовая декларация до 25 марта, авансовые платежи — ежеквартально.
◈ НДС: ежеквартально до 25 числа следующего месяца. При превышении суммы налога 2 млн рублей — ежемесячно.
◈ Налог на имущество: годовая декларация до 30 марта.
◈ УСН: при использовании упрощённой системы — годовая декларация до 25 марта (для ООО и ИП).
Отчётность по страховым взносам:
◈ Ежеквартальная подача данных по каждому сотруднику — до 15 числа месяца, следующего за кварталом.
◈ Включает пенсионные, медицинские и социальные взносы.
Трудовая отчётность:
◈ Сведения о приёме и увольнении сотрудников (в т.ч. уведомление в СФР) подаются в течение 1 рабочего дня.
◈ Формы: сведения о трудовой деятельности (например, Т-2), сведения о заработной плате и расчётах.
◈ Несоблюдение сроков грозит штрафами и санкциями.
Финансовая отчётность:
◈ Даже при УСН (если это ООО) вы обязаны вести бухгалтерский учёт и сдавать:
◈ Бухгалтерский баланс
◈ Отчёт о финансовых результатах
◈ Подаются ежегодно в ФНС. Исключение — ИП на УСН, которые не обязаны сдавать бухотчётность.
Сроки сдачи отчётности в 2025 году
Чтобы избежать штрафов, важно соблюдать установленный график:
◈ НДС — до 25-го числа после отчётного квартала или месяца
◈Налог на прибыль:
⇨ За 2024 год — до 25 марта 2025
⇨ 1 квартал — до 25 апреля
⇨ Полугодие — до 25 июля
⇨ 9 месяцев — до 27 октября
⇨ За 2025 год — до 25 марта 2026
◈ Страховые взносы:
⇨ 4 квартал 2024 — до 15 января 2025
⇨ 1 квартал — до 15 апреля
⇨ 2 квартал — до 15 июля
⇨ 3 квартал — до 15 октября
◈ Трудовая отчётность — зависит от формы (ежемесячно или ежеквартально)
Дополнительная отчетность для стоматологических клиник
1. Форма № 30 «Сведения о медицинской организации»
Эта форма является обязательной для всех медицинских организаций, включая стоматологические клиники. Она содержит информацию о структуре, кадрах, видах оказываемой медицинской помощи и ресурсах учреждения. Форма № 30 предоставляется ежегодно в органы местного самоуправления, осуществляющие полномочия в сфере охраны здоровья, до 20 января года, следующего за отчетным.
2. Форма № 14 «Сведения о деятельности стационара»
Если стоматологическая клиника оказывает стационарную помощь, она обязана сдавать форму № 14. Эта форма включает данные о количестве коек, пролеченных пациентах, средней длительности пребывания и других показателях стационарной деятельности. Сроки и порядок подачи формы аналогичны форме № 30.
3. Отчетность по другим формам
В зависимости от специфики оказываемых услуг и наличия определенных подразделений, клиника может быть обязана сдавать дополнительные формы, такие как:
◈ Форма № 12 — сведения о числе заболеваний, зарегистрированных в медицинской организации.
◈ Форма № 16-ВН — сведения о причинах временной нетрудоспособности.
◈ Форма № 65 — сведения о хронических вирусных гепатитах.medcollege62-rzn.ru
Перечень необходимых форм определяется на основании лицензии клиники и видов оказываемой медицинской помощи.
4. Порядок и сроки подачи отчетности
Отчетные формы предоставляются в электронном виде через систему «WEB-МЕДСТАТ-Согласование». Сроки подачи отчетности устанавливаются Министерством здравоохранения РФ и могут варьироваться в зависимости от формы и региона. Например, сводные годовые статистические отчеты по формам № 14 и № 30 за 2025 год необходимо представить до 20 марта 2026 года.
5. Ответственность за несвоевременную или некорректную отчетность
Несоблюдение сроков подачи отчетности или предоставление недостоверных данных может повлечь за собой административную ответственность, включая штрафы и приостановление действия лицензии на медицинскую деятельность.
Для обеспечения своевременной и корректной отчетности рекомендуется:
◈ Назначить ответственного сотрудника за подготовку и сдачу медицинской статистической отчетности.
◈ Использовать специализированное программное обеспечение для автоматизации процесса сбора и анализа данных.
◈ Регулярно отслеживать изменения в законодательстве и требованиях Министерства здравоохранения РФ.
Если у вас возникнут вопросы по организации отчетности или необходима консультация, вы можете обратиться к специалистам КУБ2Б по ссылке: https://www.qb2b.ru/
Учет доходов и расходов
Доходы
Стоматологическая клиника получает доход от оказания платных медицинских услуг. Важно правильно учитывать:
◈ Наличные платежи — оформляются через кассу, чеки пробиваются по каждому пациенту.
◈ Безналичные платежи — через терминал или банковский перевод (в том числе при оплате по ссылке).
◈ Онлайн-оплата на сайте — тоже должна проходить через кассу с автоматическим пробитием чека.
Рекомендация по подключению функции рассрочки для клиентов
Подключение рассрочки через банковские программы — отличный способ увеличить поток клиентов и повысить средний чек, особенно в медицинских и стоматологических клиниках.
Однако важно соблюдать несколько правил:
◈ Все формы оплаты, включая рассрочку, должны быть корректно отражены в бухгалтерском учёте.
◈ Доход должен подтверждаться кассовыми документами (чеками онлайн-кассы).
◈ Суммы, полученные через рассрочку, обязательно должны совпадать с фактическими поступлениями на расчётный счёт или в кассу клиники.
◈ Неправильное оформление платежей может привести к налоговым рискам и проблемам с контролирующими органами.
Расходы
Для УСН (доходы минус расходы) — 15% (может снижаться в зависимости от региона) можно учитывать только те затраты, которые:
- Соответствуют видам деятельности
- Подтверждены документально
- Оплачены (при кассовом методе)
Наиболее частые статьи расходов:
Медицинские материалы
◈ Анестетики, шприцы, перчатки, пломбы, цементы, иглы и др.
◈ Необходимы накладные, товарные чеки, счета-фактуры, акты приёма-передачи
Расходные материалы и оборудование
◈ Боры, наконечники, лампы, стерилизационное оборудование
◈ Если оборудование дорогое — учитывается как основное средство (с амортизацией)
Зарплата и налоги
◈ Оклад, премии, отпускные
◈ Страховые взносы в СФР — включаются в расходы
Аренда помещения
Для законного использования помещения под стоматологическую клинику необходим договор аренды с четко прописанным назначением — именно для медицинской деятельности. Это важно, потому что:
◈ Правильное назначение помещения в договоре позволяет учитывать арендные расходы как законные затраты в бухгалтерии.
◈ К договору должны быть приложены акты сдачи-приёма помещения, подтверждающие фактическое использование.
Если в договоре не указано, что помещение предназначено для медицинской деятельности, налоговая может не признать расходы по аренде и отказать в налоговых вычетах.
Нормативное обоснование:
Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации, для признания расходов на аренду в качестве налоговых, они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы. Это означает, что договор аренды должен содержать четкое указание на назначение помещения, соответствующее виду деятельности организации. В случае медицинской организации это назначение должно быть связано с оказанием медицинских услуг.
Коммунальные и хозяйственные расходы
◆ Электричество, вода, уборка, вывоз отходов (в том числе медотходов)
Услуги лабораторий и сторонних подрядчиков
◆ Зуботехнические работы, анализы, стерилизация
Программное обеспечение и обслуживание
◆ CRM-системы, лицензии 1С, бухгалтерские и кассовые программы
Обучение и повышение квалификации
◆ Курсы, семинары, профподготовка — если подтверждены как профессиональное обучение
Банковские комиссии и эквайринг
◆ Комиссия банка за обслуживание расчётного счёта
◆ Процент за оплату картой — учитывается при наличии договора с банком
Документы для подтверждения расходов
◆ Акт выполненных работ или товарная накладная, подтверждающие факт получения услуг или товаров (согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
◆ Кассовый чек, платёжное поручение или иной документ, подтверждающий оплату (согласно п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
Этот набор документов обеспечивает правильное признание расходов для целей налогообложения.
Дополнительно:
◈ ОМС и ДМС
Если клиника работает с государственным (ОМС) или добровольным (ДМС) медицинским страхованием, для минимизации рисков и соблюдения требований регуляторов важно правильно вести учёт, оформлять отчётность и контролировать договорные отношения с фондами и страховыми компаниями..
◈ Налоговый вычет на медицинские услуги
Всё больше пациентов оформляют налоговый вычет за стоматологические услуги. Для корректного предоставления документов и подтверждения расходов важно вести прозрачный и правильный учёт, обеспечивать наличие кассовых чеков и договоров.
2. Ведение кассовых операций и контроль оплаты
Необходимо обязательно обеспечить корректную работу с онлайн-кассой (ККТ). Очень важно интегрировать онлайн-кассу с вашей учётной системой — это позволит автоматически фиксировать все операции и упростит ведение отчётности.
Не менее важно настроить приём безналичных платежей, включая эквайринг — возможность принимать оплату по банковским картам. Это не только удобно для пациентов, но и помогает улучшить финансовую дисциплину клиники, поскольку все поступления автоматически фиксируются в системе.
Онлайн-касса — обязательна для всех стоматологий
С 1 июля 2019 года все медицинские учреждения, оказывающие платные услуги, обязаны применять онлайн-кассы, даже если работают только с физлицами. Это регламентировано Федеральным законом № 54-ФЗ.
Как работает онлайн-касса в стоматологии:
◈ Каждое поступление от пациента (наличными, по карте или онлайн) должно пробиваться через кассу с фискальным накопителем.
◈ Касса передаёт данные о продаже через интернет в ОФД (Оператор фискальных данных), а тот — в налоговую службу.
◈ Пациенту выдаётся чек, который содержит:
⇨ Название и ИНН клиники
⇨ Наименование услуги (не просто «Услуга», а, например, «Пломбирование кариозной полости»)
⇨ Сумма, форма оплаты (нал/безнал), НДС (если применяется)
⇨ Дата, время, фискальный признак
Чек можно выдать:
◈ в бумажном виде (при личной оплате)
◈ по SMS или на e-mail (при онлайн-оплате)
Типовые ошибки при работе с кассой — и их последствия
- Не указана услуга или указана неправильно
➜ Штраф до 10 000 ₽ для ИП и до 30 000 ₽ для юрлица - Не пробит чек или пробит не вовремя
➜ Штраф 100% суммы, но не менее 10 000 ₽ - Использование кассы без регистрации в налоговой
➜ Штраф 75–100% от суммы расчетов
Чек коррекции — что это и когда нужен
Если допущена ошибка (например, неверно указана сумма или услуга, не пробит чек и т. д.), необходимо оформить чек коррекции.
Обязательные случаи применения чека коррекции:
◈ возврат денег пациенту (например, за неоказанную услугу)
◈ изменение стоимости после расчёта
◈ технические сбои в кассе
Чек коррекции нужно оформить:
◈ вручную через кассу
◈ с указанием причины и основания
◈ с передачей в ОФД и выдачей пациенту (или с сохранением копии)
Лицензия и касса: как связаны
◈ Все оказываемые услуги, подлежащие лицензированию, должны быть отражены в чеке в точной формулировке, соответствующей перечню в лицензии.
◈ Если вы указали в чеке услугу, на которую у вас нет лицензии, это может стать основанием для штрафа или даже отзыва лицензии.
◈ Поэтому: кассовая дисциплина и лицензионный учёт — связаны напрямую.
Дополнительные требования:
◈ На кассе должен быть фискальный накопитель, действующий не менее 13 месяцев
◈ Касса должна быть зарегистрирована в налоговой
◈ У кассира или администратора — должен быть доступ к учётной программе, чтобы правильно формировать чеки (особенно при скидках, возвратах и авансах)
Регулярный контроль кассовой дисциплины — обязательная процедура. Необходимо сверять отчёты онлайн-кассы с банковскими выписками и бухгалтерскими данными, чтобы вовремя выявлять ошибки или нарушения. Такая практика помогает избежать штрафов и гарантирует прозрачность финансовых потоков.
3. Учёт основных средств и амортизация
Амортизация — это процесс постепенного переноса стоимости основного средства на расходы клиники, распределённый на весь срок эксплуатации оборудования. Такой подход позволяет равномерно учитывать затраты и снижает налоговую нагрузку.
◈ Для расчёта амортизации обычно используется линейный метод — стоимость оборудования делится на количество месяцев или лет его службы. Например, если стоматологический аппарат стоит 600 000 рублей, а срок эксплуатации — 5 лет, ежемесячная амортизация составит 10 000 рублей.
◈ В бухгалтерии необходимо вести специальные ведомости, где фиксируются начисленные суммы амортизации по каждому объекту.
Для стоматологической клиники оборудование и техника — это основные средства, без которых невозможно оказывать услуги. Поэтому грамотный учёт всех приобретённых и списанных основных средств имеет огромное значение для правильного ведения бухгалтерии и финансового контроля.
Даже если вы работаете на УСН и формально не обязаны рассчитывать амортизацию в налоговом учёте, не стоит от неё отказываться в управленческом. Стоматологическое оборудование — дорогостоящее, и его износ напрямую влияет на финансовую устойчивость клиники. Поэтому важно заложить амортизацию в финансовую модель с самого начала — чтобы понимать реальные затраты на оказание услуг, планировать будущие вложения и не терять прибыль из-за недофинансирования замены или ремонта техники.
Ведение учёта основных средств включает:
◈ Регистрацию всех приобретённых основных средств — каждый аппарат, инструмент или мебель фиксируются в инвентарной книге с подробным описанием: наименование, модель, заводской номер, дата ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость и срок полезного использования.
◈ Контроль местоположения и состояния — важно отслеживать, где именно находится оборудование и в каком оно состоянии, чтобы своевременно выявлять необходимость ремонта или списания.
◈ Отражение изменений и списания — когда оборудование выходит из строя, устаревает или становится непригодным к использованию, необходимо оформить акт списания и корректно отразить это в учётных документах.
Документальное оформление:
◈ Инвентарная книга основных средств — основной учётный документ, где фиксируются все данные об объектах.
◈ Акты приёма-передачи оборудования — оформляются при вводе в эксплуатацию или при передаче между подразделениями.
◈ Акты списания — при выводе оборудования из использования.
◈ Ведомости амортизации — отражают начисления по каждому объекту и суммарные данные для бухгалтерской отчётности.
ФСБУ 6/2020 «Основные средства» Этот стандарт вступил в силу с 1 января 2022 года и заменил ПБУ 6/01. Он устанавливает требования к учёту основных средств, включая их признание, оценку, амортизацию, списание и раскрытие информации в бухгалтерской отчётности.
Своевременный и точный учёт основных средств помогает не только контролировать состояние имущества клиники, но и планировать закупки, рассчитывать затраты и обеспечивать прозрачность финансовых потоков. Это также значительно упрощает подготовку налоговой и бухгалтерской отчётности и помогает избежать проблем с проверяющими органами.
4. Внутренний контроль и аудит
Внутренний контроль и аудит — это важные инструменты для поддержания прозрачности, эффективности и безопасности в работе стоматологической клиники. Они помогают своевременно выявлять ошибки, предотвращать финансовые нарушения и обеспечивать качество оказываемых услуг.
Регулярный внутренний аудит финансовых и хозяйственных процессов
Проводить внутренний аудит необходимо не реже одного раза в квартал или полугода. Аудит включает проверку:
◈ правильности ведения бухгалтерского учёта;
◈ соответствия фактических данных документам;
◈ правильности оформления договоров, накладных и счетов;
◈ законности и обоснованности расходов;
◈ соответствия кассовой дисциплины и порядка работы с денежными средствами.
Регулярные проверки позволяют своевременно обнаруживать расхождения, предупреждать финансовые потери и минимизировать риски ошибок или мошенничества.
Внедрение внутренних регламентов контроля качества и финансовой дисциплины
Для эффективного внутреннего контроля важно разработать и утвердить внутренние регламенты и инструкции. Они должны регламентировать:
◈ процедуры приёма и обработки документов;
◈ правила ведения кассовых операций и контроля оплаты;
◈ порядок работы с основными средствами и складскими запасами;
◈ обязанности ответственных лиц за соблюдение финансовой дисциплины.
Наличие чётких регламентов помогает сотрудникам ориентироваться в своих обязанностях, снижает вероятность ошибок и обеспечивает единообразие процессов.
Обучение сотрудников правильной работе с документацией
Не менее важно регулярно обучать персонал основам документооборота и внутреннего контроля. Обучение должно включать:
◈ правила оформления первичных бухгалтерских документов;
◈ требования к сохранению и хранению документации;
◈ основы соблюдения финансовой дисциплины;
◈ ответственность за нарушение установленного порядка.
Повышение квалификации сотрудников способствует более аккуратной и правильной работе с документами, снижает вероятность ошибок и повышает общую дисциплину в коллективе.
Внедрение системы внутреннего контроля и аудита позволяет стоматологической клинике работать организованно, избегать нарушений и поддерживать высокий уровень доверия как со стороны клиентов, так и со стороны контролирующих органов.
5. Персонал: оформление, зарплата и налоги
Организация стоматологической клиники включает не только получение лицензии и регистрацию, но и вопросы, связанные с персоналом. Эти аспекты тесно связаны с финансовым учетом и требуют особого внимания с самого начала.
Особенности кадрового учета в стоматологии
Оформление врачей и медперсонала требует особого подхода: необходимо не только заключить трудовой договор, но и убедиться в наличии действующего медицинского допуска к работе (медкнижка), подтверждённого образования и регулярного повышения квалификации. Также обязательны справки об отсутствии противопоказаний и действующий сертификат специалиста (или аккредитация). Для отдельных должностей — допуск к работе с наркотическими средствами. Все документы должны быть включены в личное дело работника и предъявлены при проверке.
Также существует практика привлечения студентов на практику или ассистентов, и в этих случаях нужно знать особенности оформления договоров и соблюдения нормативов.
Вся кадровая деятельность напрямую связана с бухгалтерией, поэтому бухгалтер должен хорошо разбираться в особенностях отрасли, чтобы избежать рисков и штрафов.
Персонал и налоги
Стоматологическая клиника — это не только врачи, но и команда, обеспечивающая бесперебойную работу. В штат обычно входят:
◈ Врачи-стоматологи (терапевты, хирурги, ортопеды, ортодонты)
◈ Медсёстры/ассистенты
◈ Администраторы
◈ Уборщики
◈ Техники (если есть собственная лаборатория)
◈ Иногда — бухгалтер, маркетолог и др.
Налогообложение ФОТ (фонда оплаты труда) взято отсюда: https://www.qb2b.ru/blog/chto-dolzhen-znat-predprinimatel-o-nalogah-v-pervyj-god-raboty/?p=7856
Если вы нанимаете работников, вы обязаны:
◈ удерживать и перечислять НДФЛ — обычно 13% с заработной платы сотрудников (или 15% при превышении определённого порога дохода);
◈ уплачивать страховые взносы за каждого сотрудника, в том числе:
◈ на обязательное пенсионное страхование — 22%;
◈ на обязательное медицинское страхование — 5,1%;
◈ на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством — 2,9%;
◈ на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний — от 0,2% до 8,5% (в зависимости от установленного класса профессионального риска).
С 2023 года администрированием всех страховых взносов занимается Федеральная налоговая служба (ФНС). Перечисления осуществляются на единый налоговый счёт (ЕНС).
Далее ФНС самостоятельно распределяет средства в соответствующие фонды, включая Социальный фонд России (СФР), который теперь отвечает за пенсионное, медицинское и социальное страхование.
Трудовой учёт: что обязательно вести
◈ Трудовые договоры — на всех сотрудников, включая совместителей и временных
◈ Табель учёта рабочего времени — ведётся ежемесячно
◈ Графики отпусков — утверждаются ежегодно
◈ Учёт больничных — с предоставлением листков нетрудоспособности
◈ Приказы о приёме, переводах, увольнении
◈ Личная карточка работника (форма Т-2)
Медицинский персонал: особенности
Аттестация и квалификация
◈ Все медработники обязаны проходить повышение квалификации (раз в 5 лет)
◈ Сертификаты специалиста (или аккредитация) должны быть действующими
◈ Бухгалтер обязан следить за сроками и хранить копии документов
Медосмотры
◈ Обязательны предварительные и периодические медосмотры для врачей и ассистентов
◈ Психиатрическое освидетельствование (раз в 5 лет)
◈ Проверка на профпригодность (включая нарколога)
Стаж и льготы
◈ Некоторые врачи могут выйти на пенсию досрочно — при наличии подтверждённого медстажа от 25 лет, если они работают, например, в стационарах, службе скорой помощи или туберкулёзных учреждениях. Это регулируется статьёй 30 ФЗ № 400-ФЗ и Постановлением Правительства № 781.
◈ Необходимо вести специальный учёт выслуги лет и отражать в кадровых документах
6. Финансовое планирование и бюджетирование
Финансовое планирование и бюджетирование — это ключевые элементы успешного управления стоматологической клиникой, которые помогают обеспечить устойчивость бизнеса и рациональное использование ресурсов.
Планирование бюджета на ближайший квартал/год с учётом доходов и расходов
Первый шаг в финансовом планировании — составление бюджета, где учитываются все ожидаемые доходы и расходы. Для этого нужно:
◈ Оценить прогнозируемый поток пациентов и предполагаемый доход от оказываемых услуг.
◈ Учесть все постоянные и переменные расходы, включая аренду, зарплату, закупку расходных материалов, коммунальные услуги, маркетинг и техническое обслуживание оборудования.
◈ Определить финансовые резервы на непредвиденные расходы и развитие клиники.
Бюджетирование помогает планировать денежные потоки, избегать кассовых разрывов и эффективно распределять средства в течение квартала или года.
Контроль финансовых потоков и оптимизация расходов
Регулярный мониторинг фактических доходов и расходов позволяет контролировать финансовое состояние клиники. Для этого рекомендуется:
◈ Сравнивать фактические показатели с плановыми;
◈ Анализировать статьи затрат, выявлять необоснованные расходы или возможности для их сокращения;
◈ Оптимизировать закупки и работу с поставщиками, искать более выгодные условия;
◈ Внедрять меры по снижению издержек без ущерба качеству оказываемых услуг.
Контроль финансовых потоков помогает сохранять финансовую дисциплину и повышать эффективность бизнеса.
Организация бухгалтерского и управленческого учёта
Для стабильной работы стоматологической клиники важно обеспечить непрерывность бухгалтерского учёта — независимо от того, кто его ведёт: внутренний бухгалтер или аутсорсинговая компания. Главное — не допускать перерывов в учёте: даже кратковременный сбой приводит к потере данных и необходимости дорогостоящего восстановления.
На практике у клиники может быть один из двух сценариев:
◈ Бухгалтер внутри — удобно при стабильном объёме операций, но требует регулярного контроля и компетентного специалиста;
◈ Аутсорсинг — выгоден на старте, если правильно выбрать подрядчика с опытом в медицине;
Рекомендуем с самого начала внедрить управленческий учёт: в отличие от формальной отчётности, он даёт реальную картину доходов, расходов, рентабельности услуг и помогает принимать взвешенные решения. Особенно это важно при наличии дорогостоящего оборудования — даже если вы на УСН, его износ и замена должны быть отражены в финансовой модели через амортизацию.
Анализ прибыльности услуг и корректировка цен
Регулярный анализ прибыльности каждой услуги позволяет понять, какие направления приносят максимальную отдачу, а какие — требуют доработки. В рамках этого анализа важно:
◈ Сопоставлять выручку от услуги с её себестоимостью, включая материалы, время специалистов и затраты на оборудование;
◈ Оценивать востребованность услуг и уровень конкуренции на рынке;
◈ При необходимости корректировать цены с учётом затрат, рыночной ситуации и платежеспособности клиентов;
◈ Планировать акции, скидки или внедрение новых услуг для увеличения доходов.
Такой анализ — это совместная работа финансового отдела и маркетинга. Бухгалтерия предоставляет данные, маркетинг помогает интерпретировать поведение клиентов и рынок, а вместе они формируют решения, влияющие на развитие клиники.
Такой подход помогает сбалансировать ассортимент услуг и увеличить общую прибыль клиники.
Правильное финансовое планирование и бюджетирование — это не просто составление цифр на бумаге, а живой процесс управления, который обеспечивает финансовую стабильность, помогает принимать взвешенные решения и поддерживает развитие стоматологической клиники в долгосрочной перспективе.
Заключение
Чтобы стоматологическая клиника работала эффективно, важно не только профессионально оказывать медицинские услуги, но и наладить все внутренние процессы — юридические, бухгалтерские и управленческие. В двух частях этого практического руководства мы прошли путь от идеи и аренды помещения до налаженного бухгалтерского учёта, внутреннего контроля и финансового планирования.
Если подойти к делу системно, с чек-листом в руках и вниманием к деталям, можно избежать множества ошибок и сэкономить ресурсы. А главное — сосредоточиться на том, ради чего всё начиналось: качественной медицинской помощи и довольных пациентах.
Сохраняйте чек-листы, возвращайтесь к разделам при необходимости — и пусть ваша стоматология работает стабильно, прозрачно и с уверенностью в завтрашнем дне.
Если вы хотите внедрить управленческий учёт, разобраться в финансовой модели или организовать бухгалтерию с нуля — команда КУБ2Б готова помочь. Подробнее на qb2b.ru.
